La gestión documental ¿deshumaniza al Archivo?

 

Siempre nos han dicho que los Archivos son el reflejo documental de la actividad de la entidad que los produce. Pero en realidad son las personas las que producen los documentos en base a unas normas, leyes o costumbres. Son las personas implicadas en la gestión las que crean los procedimientos que se han transmitido de unos a otros. Esa espontaneidad y originalidad de la producción documental no es "entendible" por las máquinas.

Entonces, ¿se debe convertir el ser humano en máquina? ¿debe pensar como una máquina para gestionar su actividad? Sin aportar ningún matiz, la respuesta es clara: no. Por lo tanto, ¿debe el ser humano seguir produciendo y gestionando como siempre, es decir, como lo hacía cuando producía en papel pero ahora en soporte electrónico? Parece que la respuesta está clara: tampoco. ¿Qué hacemos? Vamos a analizar pros y contras a ver si llegamos a alguna salida.

Pros de la gestión en papel: 

1. Hasta ahora ha sido la única forma de soportar (probar, informar, conservar, etc.) las gestiones humanas, es decir, lo conocemos bien.
2. Permite de forma natural (sin intermediarios) garantizar la validez de los documentos.
3. Las técnicas archivísticas se han desarrollado en base a la espontaneidad, originalidad y repetición de la producción de los documentos y están sobradamente consolidadas.

Contras de la gestión en papel:

1. No es sostenible medioambientalmente.
2. No puede recoger el conocimiento de forma globalizada.
3. Su orden y recuperación depende de las personas.

Pros de la gestión electrónica:

1. Por mucho que me sorprenda...legislación específica, es decir, interés gubernamental en la gestión documental.
2. Capacidad de recuperación inmediata siempre y cuando se definan los parámetros de organización de manera completa, es decir, con todo el ciclo de gestión documental.
3. Si se hace bien está demostrado que es rentable.

Contras de la gestión electrónica:

1. Es imprescindible cambiar la forma de trabajo tal y como se ha realizado hasta ahora.
2. Se ha vinculado desde el principio la gestión electrónica con el progreso pero la falta de garantías de perdurabilidad de la información puede llevar a una Edad Media documental en poco tiempo.
3. La dependencia de las máquinas es evidente. Además son máquinas programadas por seres humanos por lo que existe la dualidad de normalizar la gestión pero parametrizada a demanda.

No voy a incidir en la falta de aplicación de políticas de gestión documental, la casi inexistencia de profesionales de la conservación de la información y optimización de la información en cualquier momento de su existencia, o sea, archiveros tecnológicos que allanen el camino del cambio en los grupos estratégicos del sistema. Me da igual que lo llamen gestión de los datos, gestión de la información, gestión del conocimiento (datos+información) o gestión documental. Electrónicamente eso son matices.

Lo que sí me parece muy importante es que se empiece a distinguir entre la gestión de lo cuantificable (datos, información, conocimiento y documentos) y el contexto (los metadatos). Muchos estaréis pensando que los sistemas ya contemplan los metadatos. Pero yo me refiero a los metadatos del contexto, esos que vinculan un expediente a un productor o una actividad a una regulación. Son los metadatos que clasifican los expedientes en series documentales para que la consulta "lógica" de pertenencia pueda realizarse. 

Pero estos metadatos tienen un serio problema, bueno en realidad dos, son metadatos innecesarios para realizar la actividad y muchos de ellos hay que introducirlos a mano... Y aquí es donde nos atascamos. ¿Es rentable un sistema electrónico de documentos? A lo mejor no podemos hacer tabla rasa con la gestión electrónica de las entidades, sobre todo de aquellas que pueden ser garantes de derechos.

Reflexiones sobre el nuevo Reglamento de Medios Electrónicos - Y parte 3

 

En esta tercera parte me voy a centrar en un solo punto de un solo artículo, el primer punto. Explico por qué.

 El punto 2 solo afecta a la AGE, así que su contenido, entiendo que debo buscar referencia en otra legislación (general o sectorial) y el tercer párrafo no sé si depende del punto 2 o no. Pero no importa porque el primer párrafo tiene miga. Lo copio y ahora lo desmigo poco a poco.

   El archivo electrónico único de cada Administración = la Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas, las Entidades que integran la Administración Local, los organismos públicos y entidades de derecho público o privado vinculados o dependientes de las Administraciones Públicas y las Universidades públicas (según el art.2 de la Ley 39/2015)

  Es el conjunto de servicios y sistemas = obliga a la transversalidad del Archivo porque el Archivo en sí mismo es un servicio, igual que las unidades administrativas que producen y reciben los documentos y los sistemas son los soportes que permiten que exista el Archivo. Con ello me refiero a los sistemas de información (software, hardware y diseño) y a las políticas de gestión de documentos que regulan dicho sistema y su interoperabilidad.

  Sustenta la gestión, custodia y recuperación = obliga al ciclo de vida del documento completo, no solo a la fase de gestión administrativa. Un documento que no se puede recuperar es un documento que no existe, ¿para qué gastar entonces miles de euros en repositorios que no pueden garantizar la recuperación fiable en el tiempo?

  Documentos y expedientes electrónicos así como de otras agrupaciones documentales o de información = queda claro, por fin, que al Archivo Electrónico Único van TODOS los documentos de la Entidad, no solo los expedientes administrativos. Ya no se puede decir que las bases de datos no forman parte del Archivo (entre otros).

  Finalizados los procedimientos o actuaciones correspondientes = también queda claro que los documentos se archivan al final pero eso no implica que no se introduzcan herramientas de gestión documental en las fases iniciales. Sobre todo el esquema de metadatos desarrollado en la Política de Gestión de Documentos y las tablas de valoración junto a los calendarios de transferencia.

  Para que un Archivo Electrónico Único garantice la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados es necesario que l@s archiver@s revisen y adapten los cuadros de clasificación, se hagan esfuerzos económicos y humanos para dictaminar muchísimas más tablas de valoración de las que hay, y sobre todo, que los equipos de administración electrónica sean transversales.

Reflexiones sobre el nuevo Reglamento de Medios Electrónicos - Parte 2

 

Ayer día 2 de abril de 2021 entraba en vigor "pleno" la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y por lo tanto del Archivo Único Electrónico (lo escribo así porque es como viene en la disposición final séptima). Como sabéis me gusta contar palabras. La palabra "Archivo" se utiliza 26 veces en la Ley 39/2015 y 23 en el nuevo Reglamento... casi medido.

  Fijaos con qué buenos propósitos empieza el Archivo en la Ley 39/2015: En efecto, la constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer información puntual, ágil y actualizada a los interesados. El Reglamento, para no perder la costumbre, utiliza por primera vez el término Archivo para indicar en el preámbulo que va a definir qué es el Archivo Electrónico Único.

  Sin embargo, y para mi sorpresa, la segunda vez que aparece la palabra Archivo me encuentro con que se menciona uno de los aspectos más difíciles y que más se han esquivado históricamente: la selección y eliminación documental. Todas las leyes deberían incluir, por lo menos, los valores primarios de sus documentos, todas. Bueno, parece que van a abordar la destrucción de documentos... ¡ah no! Lo que se indica en esta disposición es que si hay papel y electrónico, se puede eliminar el papel, es decir, se pueden eliminar los originales del papel y conservar las copias electrónicas únicas.

  Voy a poner en una lista todo lo que hay que hacer para eliminar las copias, ¿simplificación administrativa?:

1. Comunicación previa a la autoridad calificadora correspondiente.
2. Análisis de riesgos, con la especificación de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad según el ENS.
3. Análisis de riesgos, con la especificación de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad según la normativa de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
4. Análisis de riesgos, con la especificación de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad según la legislación de archivos.
5. Análisis de riesgos, con la especificación de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad la legislación de patrimonio histórico y cultural.

  Entiendo que si hay tabla de valoración documental, ¿ésta sustituye al análisis de riesgos?

  La eliminación de copias u originales múltiples es una práctica habitual en el proceso técnico archivístico: siempre se debe poder restituir el documento original. A lo mejor me equivoco pero yo nunca he leído que exista un procedimiento específico para la eliminación de copias lo que me hace preguntarme si este artículo quiere legislar en el tiempo o procedimentar una realidad.

 Desde los Archivos, el cambio de soporte se está utilizando en muchas ocasiones para garantizar la preservación documental. Es decir, si el mismo documento está en soporte papel y el soporte electrónico, uno de los dos se utiliza como garantía de conservación. Todo esto depende de si la serie documental requiere esta garantía. Pero lo que es necesario...imprescindible, y no lo leo en ninguna legislación administrativa: estudiar las series documentales para adaptarlas al procedimiento administrativo electrónico.

  Si un especialista en Sistemas de Información (léase como especialidad informática) desarrolla la aplicación práctica de la "Disposición transitoria primera. Destrucción de documentos en soporte no electrónico" del Reglamento ¿con quién se va a coordinar? ¿con el Archivo o con la oficina productora? Está claro que con la oficina productora y, o ésta cuenta con un cuadro de clasificación funcional adaptado a la administración electrónica, tablas de valoración aprobadas de todas las series documentales que se produzcan en su oficina y un plan de preservación documental que evite gastos de eliminación incontrolada, o el "colapso" versus "pérdida de información" está servida.

  ¡Upf! voy a dejar aquí la segunda parte. Solo he avanzado un artículo... no sé si soy crítica porque me siento muy alejada de la manera de legislar o porque, como archivera, me gusta quejarme para luego hacer lo que pueda. Quizás un poco de todo.

Reflexiones sobre el nuevo Reglamento de Medios Electrónicos - Parte 1

  Recién salido del horno, ayer me encontré con el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos. Curiosidad malsana que tiene una, me puse a ver en qué berenjenales me voy a ver enredada en los próximos tiempos. 

  Me quedo con una expresión del preámbulo..."maduración de tecnologías disruptivas", bueno ahora solo estoy en tecnologías disruptivas verdes, verdes, verdes. 

  Por eso, cuando me puse a leer hice una lista de "problemas" irresolutos en el Archivo Electrónico a ver cuáles resolvía el Reglamento (léase Archivo como servicio al usuario en el que se facilita (o no) el documento DE CUALQUIER ÉPOCA, y que ahora en vez de producirse administrativamente en papel se hace en soporte electrónico):

1.- ¿Qué pasa con las tipologías documentales de ENI? No os podéis imaginar (o sí) la de problemas que ha causado el "listadillo" de la NTI de documento electrónico.

2.- ¿Qué pasa con el COLAPSO de las comisiones de valoración documental? o ¿cómo piensan que los archivos van a eliminar documentos si no hay suficientes tablas de valoración aprobadas que lo permitan?

3.- ¿Qué pasa con el art.70 de la Ley 39/2015 que deja fuera del "expediente" cualquier documento que no tenga una resolución administrativa?

4.- ¿Y las bases de datos? ¿Por qué no se consideran a nivel documental? ¿No estamos hablando de eficiencia administrativa? ¿No saben los legisladores que los informáticos se "agarran" a los artículos de estas "Leyes Administrativas" como si fueran las únicas que tienen una afección documental?

5.- ¿Qué pasa con eEMGDE? Alguien debería hacer un estudio de cómo ha afectado mentalmente a los Archiveros el tener que aprender, asumir e interpretar el "maravilloso mundo" del esquema de metadatos, que, para el que no lo conozca, es un sistema australiano importado para interoperar electrónicamente pero que dista mucho de ser compatible con nuestra tradición burocrática.

6.- ¿Y con los Cuadros de Clasificación Funcionales? ¿Es que no hay nadie que "obligue" a que se incluyan los instrumentos básicos archivísticos en la Administración Electrónica?

  Bueno, como parece que este post se va a alargar, dejo aquí la primera parte y veremos qué respuestas nos ofrece este reglamento.

10 consejos para la descripción en Archivos

La descripción de los documentos de Archivo es una de las tareas más complicadas a las que se enfrenta hoy el archivero. Se ha ido pasando por unas descripciones de documentos simples, que se inspiraban bastante en las fichas descriptivas bibliográficas, después por describir unidades compuestas, con información más o menos somera e incluso de rangos de series cuando la documentación era más voluminosa. Pero la forma no era prioridad siempre y cuando se localizaran los documentos dentro del fondo... "Da igual, hay que ir al archivo para consultar el contenido, y nosotros tenemos un control global del fondo y podemos acceder a los documentos que nos soliciten con más o menos dificultad".

Sin embargo, la realidad ha cambiado. La normalización se ha impuesto, por lo menos en los archivos de las administraciones públicas. Yo he tomado las 3 normas que, aunque me parecen muchas todo hay que decirlo, nos pueden servir de referencia para esa normalización.

La primera es la norma internacional ISAD-G (2000) junto con sus complementarias (que no voy a mencionar aquí para no complicar demasiado el post); la segunda es la Norma española de descripción archivística, en su modelo conceptual, NEDA (2017); y, por último, el Esquema de metadatos de la administración electrónica e-EMGDE (2016).

En teoría, la descripción siguiendo los dos primeros modelos, deberían tener su correspondencia en el actualmente obligatorio tercero por la Ley 39/2015 (arts.14 y 17).

En la práctica, mucha de la información indizable se describe en las notas por lo que es más difícil procesarla. Por eso he pensado decir en voz alta algunas reflexiones sobre cosas a tener en cuenta a la hora que enfrentarse a una descripción archivística:

1. Elige el modelo más adecuado al tipo de archivo, teniendo en cuenta que la ISAD-G de 26 elementos tiene 6 esenciales, la NEDA con 65 etiquetas y la e-EMEGDE de 30 elementos 16 se consideran esenciales. Pero sobre todo elige pensando en el volumen de documentación que tienes que procesar y el peligro que corre su NO recuperación. Además valora los recursos que tienes, porque quizás no siempre es mejor abarcar mucha información si va a estar igual de perdida que si no existiera, ¿no?


2. Siguiendo un poco la idea de proporcionalidad, podríamos establecer un nuevo principio archivístico que podría denominarse Principio de Rendimiento por el que el esfuerzo descriptivo debería ser siempre inferior a la información que contiene el documento. Con tanta información, pienso que se debería predefinir o predescribir lo máximo posible, buscando modelos normalizados. En definitiva, la gestión administrativa casi siempre tiene formularios o estructuras bien definidas, aunque cada administración tenga la suya. Eso deshumaniza a las Administraciones Públicas pero la eficacia suele ir ligada a este peaje.


3. Usad los índices, por favor. Los descriptores onomásticos, topográficos, cronológicos y de materias son de las mejores cosas que se han inventado para procesar la información. ¿Sabéis lo fácil que es elaborar un tesauro a partir de estos descriptores y un buen cuadro de clasificación? Aquí los softwares deberían ponerse las pilas porque el archivero no debería escribir dos veces el nombre de alguien porque los índices de descriptores están separados de otros campos. Y no vale decir que todos los campos indizan. Los descriptores son términos conceptuales, el archivero los elige como información en sí misma, además de intentar normalizarlos.


4. La norma ISAD-G aconseja que no se repita la información en los diferentes niveles (punto2.2.4). Me parece una de las mejores recomendaciones. Cuando la vida de los documentos te envuelve muchas veces pierdes la perspectiva de la información relevante para la recuperación de los documentos. ¡ Y la tendencia es a repetirla! Pienso en la utilidad de la figura del corrector (alguien que revisa las fichas descriptivas en busca de optimizar la información).


5. La ficha descriptiva solo debería tener como objetivo la recuperación de los documentos. Cada archivo tiene su público objetivo: historiadores, novelistas, periodistas, genealogistas, técnicos, auditores, coleccionistas de datos, ciudadanos con interés legítimo, etc. Pero hay que tener en cuenta que los archivos se están "globalizando" y muchas fichas que se describieron con una información interesante para usuarios definidos ahora no aportan información necesaria para otros, o básica para su comprensión, sin el documento delante.


6. Quizás debería poner este consejo en primer lugar porque, aunque es una información "antinatural" (todos sabemos que hoy es hoy), pero mañana también es hoy y si no pones la fecha de lo que estás describiendo, aunque solo sea un descriptor cronológico, aunque sea el siglo en el que vivimos, dentro de muchos años puede que ya no se pueda identificar, así que ponlo.


7. Releyendo el consejo número cinco, quizás sería interesante que el archivo sí estudie su público objetivo desde el punto de vista de lo que consulta (aquí hay un puntito big data interesante). Podría incorporarse a la ficha descriptiva como un indicador más.


8. Este consejo es para que se indiquéis a quienes automatizan la información. De hecho se basa en que uno de los datos obligatorios de e-EMEGDE es indicar la versión del NTI (campo 23) para saber la norma que regula la estructura. Pues sería interesante indicar en la ficha descriptiva (aunque no fuera de consulta pública) la norma y la versión de la misma en la que está basada la ficha descriptiva. No me refiero a los campos que hay que rellenar en la base de datos (casi todos los modelos tienen los títulos de campo muy parecidos) sino al modelo que sigue el archivero para estructurar la información descriptiva. Eso le puede servir mucho a los archiveros posteriores.


9. El campo de acceso puede ser más sensible de lo que parece. Por ejemplo, si la documentación es de acceso libre pero introducimos un descriptor personal, puede que estemos vulnerando sus derechos. Si no podéis o no tenéis los recursos para aislar este registro, yo anotaría en la ficha algo así como "Persona sujeta a derechos de intimidad". ¡Ah! y cuidado con las imágenes vinculadas a símbolos religiosos, políticos o sexuales (aunque la foto sea de acceso libre por la fecha, a lo mejor hay personas vivas que pueden estar sujetas a derecho).


10. Como muchas veces he dicho, las tareas del Archivo tienen un altísimo porcentaje de "sentido común". Por eso es fundamental evitar el "ruido" en la ficha descriptiva. Por mucho que yo diga que se pongan mejor los datos así o asá, sois vosotros quiénes tenéis la documentación en la mano. Por eso es muy importante elevar la visión del Archivo y pensar como un servicio a todos, en cualquier época y sobre cualquier motivo.

Seguro que entre todos podremos conseguir Diseñar los Archivos del Siglo XXI
 #IAW209

¡Feliz Día Internacional de los Archivos, #DIA19