Ayer día 2 de abril de 2021 entraba en vigor "pleno" la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y por lo tanto del Archivo Único Electrónico (lo escribo así porque es como viene en la disposición final séptima). Como sabéis me gusta contar palabras. La palabra "Archivo" se utiliza 26 veces en la Ley 39/2015 y 23 en el nuevo Reglamento... casi medido.
Fijaos con qué buenos propósitos empieza el Archivo en la Ley 39/2015: En efecto, la constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer información puntual, ágil y actualizada a los interesados. El Reglamento, para no perder la costumbre, utiliza por primera vez el término Archivo para indicar en el preámbulo que va a definir qué es el Archivo Electrónico Único.
Sin embargo, y para mi sorpresa, la segunda vez que aparece la palabra Archivo me encuentro con que se menciona uno de los aspectos más difíciles y que más se han esquivado históricamente: la selección y eliminación documental. Todas las leyes deberían incluir, por lo menos, los valores primarios de sus documentos, todas. Bueno, parece que van a abordar la destrucción de documentos... ¡ah no! Lo que se indica en esta disposición es que si hay papel y electrónico, se puede eliminar el papel, es decir, se pueden eliminar los originales del papel y conservar las copias electrónicas únicas.
Voy a poner en una lista todo lo que hay que hacer para eliminar las copias, ¿simplificación administrativa?:
- Comunicación previa a la autoridad calificadora correspondiente.
- Análisis de riesgos, con la especificación de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad según el ENS.
- Análisis de riesgos, con la especificación de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad según la normativa de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
- Análisis de riesgos, con la especificación de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad según la legislación de archivos.
- Análisis de riesgos, con la especificación de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad la legislación de patrimonio histórico y cultural.
La eliminación de copias u originales múltiples es una práctica habitual en el proceso técnico archivístico: siempre se debe poder restituir el documento original. A lo mejor me equivoco pero yo nunca he leído que exista un procedimiento específico para la eliminación de copias lo que me hace preguntarme si este artículo quiere legislar en el tiempo o procedimentar una realidad.
Desde los Archivos, el cambio de soporte se está utilizando en muchas ocasiones para garantizar la preservación documental. Es decir, si el mismo documento está en soporte papel y el soporte electrónico, uno de los dos se utiliza como garantía de conservación. Todo esto depende de si la serie documental requiere esta garantía. Pero lo que es necesario...imprescindible, y no lo leo en ninguna legislación administrativa: estudiar las series documentales para adaptarlas al procedimiento administrativo electrónico.
Si un especialista en Sistemas de Información (léase como especialidad informática) desarrolla la aplicación práctica de la "Disposición transitoria primera. Destrucción de documentos en soporte no electrónico" del Reglamento ¿con quién se va a coordinar? ¿con el Archivo o con la oficina productora? Está claro que con la oficina productora y, o ésta cuenta con un cuadro de clasificación funcional adaptado a la administración electrónica, tablas de valoración aprobadas de todas las series documentales que se produzcan en su oficina y un plan de preservación documental que evite gastos de eliminación incontrolada, o el "colapso" versus "pérdida de información" está servida.
¡Upf! voy a dejar aquí la segunda parte. Solo he avanzado un artículo... no sé si soy crítica porque me siento muy alejada de la manera de legislar o porque, como archivera, me gusta quejarme para luego hacer lo que pueda. Quizás un poco de todo.
