Docufilos: 10 consejos para la descripción en Archivos

La descripción de los documentos de Archivo es una de las tareas más complicadas a las que se enfrenta hoy el archivero. Se ha ido pasando por unas descripciones de documentos simples, que se inspiraban bastante en las fichas descriptivas bibliográficas, después por describir unidades compuestas, con información más o menos somera e incluso de rangos de series cuando la documentación era más voluminosa. Pero la forma no era prioridad siempre y cuando se localizaran los documentos dentro del fondo... "Da igual, hay que ir al archivo para consultar el contenido, y nosotros tenemos un control global del fondo y podemos acceder a los documentos que nos soliciten con más o menos dificultad".

Sin embargo, la realidad ha cambiado. La normalización se ha impuesto, por lo menos en los archivos de las administraciones públicas. Yo he tomado las 3 normas que, aunque me parecen muchas todo hay que decirlo, nos pueden servir de referencia para esa normalización.

La primera es la norma internacional ISAD-G (2000) junto con sus complementarias (que no voy a mencionar aquí para no complicar demasiado el post); la segunda es la Norma española de descripción archivística, en su modelo conceptual, NEDA (2017); y, por último, el Esquema de metadatos de la administración electrónica e-EMGDE (2016).

En teoría, la descripción siguiendo los dos primeros modelos, deberían tener su correspondencia en el actualmente obligatorio tercero por la Ley 39/2015 (arts.14 y 17).

En la práctica, mucha de la información indizable se describe en las notas por lo que es más difícil procesarla. Por eso he pensado decir en voz alta algunas reflexiones sobre cosas a tener en cuenta a la hora que enfrentarse a una descripción archivística:

Elige el modelo más adecuado al tipo de archivo, teniendo en cuenta que la ISAD-G de 26 elementos tiene 6 esenciales, la NEDA con 65 etiquetas y la e-EMEGDE de 30 elementos 16 se consideran esenciales. Pero sobre todo elige pensando en el volumen de documentación que tienes que procesar y el peligro que corre su NO recuperación. Además valora los recursos que tienes, porque quizás no siempre es mejor abarcar mucha información si va a estar igual de perdida que si no existiera, ¿no?

Siguiendo un poco la idea de proporcionalidad, podríamos establecer un nuevo principio archivístico que podría denominarse Principio de Rendimiento por el que el esfuerzo descriptivo debería ser siempre inferior a la información que contiene el documento. Con tanta información, pienso que se debería predefinir o predescribir lo máximo posible, buscando modelos normalizados. En definitiva, la gestión administrativa casi siempre tiene formularios o estructuras bien definidas, aunque cada administración tenga la suya. Eso deshumaniza a las Administraciones Públicas pero la eficacia suele ir ligada a este peaje.

Usad los índices, por favor. Los descriptores onomásticos, topográficos, cronológicos y de materias son de las mejores cosas que se han inventado para procesar la información. ¿Sabéis lo fácil que es elaborar un tesauro a partir de estos descriptores y un buen cuadro de clasificación? Aquí los softwares deberían ponerse las pilas porque el archivero no debería escribir dos veces el nombre de alguien porque los índices de descriptores están separados de otros campos. Y no vale decir que todos los campos indizan. Los descriptores son términos conceptuales, el archivero los elige como información en sí misma, además de intentar normalizarlos.

La norma ISAD-G aconseja que no se repita la información en los diferentes niveles (punto2.2.4). Me parece una de las mejores recomendaciones. Cuando la vida de los documentos te envuelve muchas veces pierdes la perspectiva de la información relevante para la recuperación de los documentos. ¡ Y la tendencia es a repetirla! Pienso en la utilidad de la figura del corrector (alguien que revisa las fichas descriptivas en busca de optimizar la información).

La ficha descriptiva solo debería tener como objetivo la recuperación de los documentos. Cada archivo tiene su público objetivo: historiadores, novelistas, periodistas, genealogistas, técnicos, auditores, coleccionistas de datos, ciudadanos con interés legítimo, etc. Pero hay que tener en cuenta que los archivos se están "globalizando" y muchas fichas que se describieron con una información interesante para usuarios definidos ahora no aportan información necesaria para otros, o básica para su comprensión, sin el documento delante.

Quizás debería poner este consejo en primer lugar porque, aunque es una información "antinatural" (todos sabemos que hoy es hoy), pero mañana también es hoy y si no pones la fecha de lo que estás describiendo, aunque solo sea un descriptor cronológico, aunque sea el siglo en el que vivimos, dentro de muchos años puede que ya no se pueda identificar, así que ponlo.

Releyendo el consejo número cinco, quizás sería interesante que el archivo sí estudie su público objetivo desde el punto de vista de lo que consulta (aquí hay un puntito big data interesante). Podría incorporarse a la ficha descriptiva como un indicador más.

Este consejo es para que se indiquéis a quienes automatizan la información. De hecho se basa en que uno de los datos obligatorios de e-EMEGDE es indicar la versión del NTI (campo 23) para saber la norma que regula la estructura. Pues sería interesante indicar en la ficha descriptiva (aunque no fuera de consulta pública) la norma y la versión de la misma en la que está basada la ficha descriptiva. No me refiero a los campos que hay que rellenar en la base de datos (casi todos los modelos tienen los títulos de campo muy parecidos) sino al modelo que sigue el archivero para estructurar la información descriptiva. Eso le puede servir mucho a los archiveros posteriores.

El campo de acceso puede ser más sensible de lo que parece. Por ejemplo, si la documentación es de acceso libre pero introducimos un descriptor personal, puede que estemos vulnerando sus derechos. Si no podéis o no tenéis los recursos para aislar este registro, yo anotaría en la ficha algo así como "Persona sujeta a derechos de intimidad". ¡Ah! y cuidado con las imágenes vinculadas a símbolos religiosos, políticos o sexuales (aunque la foto sea de acceso libre por la fecha, a lo mejor hay personas vivas que pueden estar sujetas a derecho).

Como muchas veces he dicho, las tareas del Archivo tienen un altísimo porcentaje de "sentido común". Por eso es fundamental evitar el "ruido" en la ficha descriptiva. Por mucho que yo diga que se pongan mejor los datos así o asá, sois vosotros quiénes tenéis la documentación en la mano. Por eso es muy importante elevar la visión del Archivo y pensar como un servicio a todos, en cualquier época y sobre cualquier motivo.