Siempre nos han dicho que los Archivos son el reflejo documental de la actividad de la entidad que los produce. Pero en realidad son las personas las que producen los documentos en base a unas normas, leyes o costumbres. Son las personas implicadas en la gestión las que crean los procedimientos que se han transmitido de unos a otros. Esa espontaneidad y originalidad de la producción documental no es "entendible" por las máquinas.
Entonces, ¿se debe convertir el ser humano en máquina? ¿debe pensar como una máquina para gestionar su actividad? Sin aportar ningún matiz, la respuesta es clara: no. Por lo tanto, ¿debe el ser humano seguir produciendo y gestionando como siempre, es decir, como lo hacía cuando producía en papel pero ahora en soporte electrónico? Parece que la respuesta está clara: tampoco. ¿Qué hacemos? Vamos a analizar pros y contras a ver si llegamos a alguna salida.
Pros de la gestión en papel:
- Hasta ahora ha sido la única forma de soportar (probar, informar, conservar, etc.) las gestiones humanas, es decir, lo conocemos bien.
- Permite de forma natural (sin intermediarios) garantizar la validez de los documentos.
- Las técnicas archivísticas se han desarrollado en base a la espontaneidad, originalidad y repetición de la producción de los documentos y están sobradamente consolidadas.
Contras de la gestión en papel:
- No es sostenible medioambientalmente.
- No puede recoger el conocimiento de forma globalizada.
- Su orden y recuperación depende de las personas.
Pros de la gestión electrónica:
- Por mucho que me sorprenda...legislación específica, es decir, interés gubernamental en la gestión documental.
- Capacidad de recuperación inmediata siempre y cuando se definan los parámetros de organización de manera completa, es decir, con todo el ciclo de gestión documental.
- Si se hace bien está demostrado que es rentable.
Contras de la gestión electrónica:
- Es imprescindible cambiar la forma de trabajo tal y como se ha realizado hasta ahora.
- Se ha vinculado desde el principio la gestión electrónica con el progreso pero la falta de garantías de perdurabilidad de la información puede llevar a una Edad Media documental en poco tiempo.
- La dependencia de las máquinas es evidente. Además son máquinas programadas por seres humanos por lo que existe la dualidad de normalizar la gestión pero parametrizada a demanda.
No voy a incidir en la falta de aplicación de políticas de gestión documental, la casi inexistencia de profesionales de la conservación de la información y optimización de la información en cualquier momento de su existencia, o sea, archiveros tecnológicos que allanen el camino del cambio en los grupos estratégicos del sistema. Me da igual que lo llamen gestión de los datos, gestión de la información, gestión del conocimiento (datos+información) o gestión documental. Electrónicamente eso son matices.
Lo que sí me parece muy importante es que se empiece a distinguir entre la gestión de lo cuantificable (datos, información, conocimiento y documentos) y el contexto (los metadatos). Muchos estaréis pensando que los sistemas ya contemplan los metadatos. Pero yo me refiero a los metadatos del contexto, esos que vinculan un expediente a un productor o una actividad a una regulación. Son los metadatos que clasifican los expedientes en series documentales para que la consulta "lógica" de pertenencia pueda realizarse.
Pero estos metadatos tienen un serio problema, bueno en realidad dos, son metadatos innecesarios para realizar la actividad y muchos de ellos hay que introducirlos a mano... Y aquí es donde nos atascamos. ¿Es rentable un sistema electrónico de documentos? A lo mejor no podemos hacer tabla rasa con la gestión electrónica de las entidades, sobre todo de aquellas que pueden ser garantes de derechos.
