El reglamento del Sistema Español de Archivos de 2011 deroga el que estaba vigente hasta la fecha de 1901, lo que puede dar una idea aproximada de la situación de los archivos administrativos.
Este Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, establece en el preámbulo que “En el diseño del Sistema se tiene en cuenta que, en la fase activa del ciclo de vida de los documentos, la gestión eficaz de la información administrativa resulta clave tanto para la organización interna como para la actividad externa de la Administración”.
Y, aunque han pasado 110 años, el cambio se está produciendo y hay muchas evidencias de ello. La última podemos verla en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (PACAP), en su artículo 17, de Archivo de documentos.
Una de las novedades que más me ha llamado la atención es que las administraciones públicas deben mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados. Esto es posible por el proyecto de gestión electrónica de la información pública y la diferente legislación al respecto.
Poco a poco y durante los dos años para la entrada en vigor plenamente de la PACAP se exige que, al menos haya un archivo electrónico por cada Ministerio. Pero el cambio a la gestión electrónica de los documentos en las oficinas públicas se ha iniciado y parece que no hay punto de retorno. Eso significa que las relaciones con los ciudadanos a nivel particular y corporativo van a ser electrónicas. Quizás las transacciones de carácter económico lleven ventaja pero otras que pueden estar más relacionadas con el control de gestión, más burocráticas por decirlo llanamente, están ancladas en el formato-papel.
La Administración Pública ha desarrollado dos aplicaciones informáticas que permiten la integración del Archivo en el circuito administrativo (Archive e Inside), con lo que cierran en el planteamiento el circuito de herramientas que posibiliten completamente la gestión electrónica de documentos públicos.
Otra cosa es conseguir que los procesos se adapten a dicha gestión electrónica. En alguna formación he planteado situaciones en las que pongo en duda la eficacia de utilizar la mentalidad de gestión en papel con la electrónica. Símplemente para hacer pensar al alumno...
Una entidad
-papel con varias delegaciones, a la hora de gestionar una reunión en la que tienen que firmar todos sus asistentes los acuerdos que se adopten, el proceso sería:
Procedimiento sin ordenadores.- se toman notas de los asistentes y de los acuerdos adoptados a mano, se pasa dicho documento a máquina en papel, se prepara una comunicación en la que se adjunta una copia del acta (en este caso es muy evidente que la copia es copia porque los materiales de fotocopia o multicopia que se utilizan no dejan lugar a dudas) y se registra de salida la comunicación del acta firmada.
Procedimiento con ordenadores (sin un sistema integral de gestión electrónica).- Se toman las mismas notas manuscritas, se pasan a un procesador de texto, se imprimen para que se pueda firmar, se 
escanea y se adjunta al correo electrónico. Una vez enviado se imprime el correo electrónico para registrarlo de salida.
En el sistema de archivo electrónico único como el que propone la Administración pública, si tuviéramos que relacionarnos con ellos, tendríamos una carpeta de ciudadano electrónica por la que accederíamos a nuestra notificación accesible on line y las firmas serían electrónicas. Por su parte, el programa Inside convierte los formatos originales en formato compatible con Archive y éste incorpora la información obligatoria y los metadatos necesarios para la recuperación del documento en el tiempo. Estos metadatos deben haberse definido en las políticas de gestión de gestión de documentos electrónicos que cada organismo público desarrolle, adaptado a sus necesidades propias.
Lo que me parece más importante para la aplicación de un sistema electrónico de documentos es que mantengan las garantías de autenticidad, integridad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos, así como la identificación de los usuarios y el control de accesos a los documentos. Dejando muy claras estas garantías a los ciudadanos, la cultura electrónica se irá incorporando poco a poco en nuestras rutinas.
Recursos para conocer un poco más la gestión pública de archivos:
Código de Administración Electrónica, editado por BOE
Código de Archivos y Patrimonio Documental, editado por BOE
Portal de Administración Electrónica (PAE) con accesos a Archivo electrónico de documentos, Política de gestión de documentos electrónicos, Metadatos, Documento y expediente electrónico, Herramientas para la gestión de documentos y expedientes electrónicos, y Normas (estándares) y buenas prácticas, entre otros.
Seminario Expediente electrónico y Archive celebrado el 16 de Febrero de 2016, con posibilidad de escuchar las ponencias y ver las presentaciones on line.
