Hay que ver, hoy me ha venido Juan, el chico nuevo que está intentando poner los documentos en orden y me dice que tengo que sacar mis correos del programa. Pero ¿cómo voy hacer eso?
Si los saco y los pongo en la carpeta con el resto de documentos del expediente, los pierdo seguro. Además, ¿quién va a poder verlos? Yo tengo correos donde aparecen datos económicos importantes, que si llegan a determinada gente… No quiero ni pensarlo. Ya me puede pedir lo que quiera que, de eso nada. Son mis correos y los manejo yo.
2.- No encontrar el documento que nos pide nuestro jefe para una auditoría, ¡ay mi madre!
A quién no le ha pasado que el viernes por la tarde te dice tu jefe, el próximo lunes vienen los auditores y necesito que estén disponibles los documentos de contabilidad de los últimos 2 años. Entonces recuerdas que este último año lo tienes en el servidor de la empresa y que, muy a las malas, puedes utilizar el buscador del sistema operativo para buscar los ficheros que sean necesarios. Piensas, eso me puede llevar unos minutos...cada uno. ¿Por qué no me habrán avisado con tiempo? Bueno, espero que sean unos cuatro o cinco documentos los que tenga que buscar. Muy a las malas, 30 minutos, ¡upf! eso si los encuentro todos. Bueno, eso es lo del último año, pero ¿y lo que estaba en papel? Yo llevo solo año y medio en contabilidad, ¿dónde guardaba Antonio sus papeles? Jo, ni idea. Bueno, pero a la jefa le va a dar igual quién estuviera. Le llamaré el lunes a primera hora. El resto lo tengo en las cajas del almacén ¿qué hago? son por lo menos 10. No me da tiempo a traerlas, además creo que las tengo ordenadas por la fecha de ingreso en el sistema ¿Y si me piden la fecha de contabilización? ¿Por qué no habrá escaneado mi jefe todo esto? Claro es que vale una pasta. ¡Qué sea lo que tenga que ser! Yo no puedo hacer más.
3.- Sé que lo guardé pero no recuerdo dónde, ¡tengo una cabeza!
A ver ¿por qué me pedirán un documento del mes pasado? No me acuerdo. Creo que lo puse con el montón de solicitudes pero hay más de 200. ¿Que si está contestada? Pues supongo que sí. Yo tramito todo lo que me llega. Dame un par de días para que lo busque y te llamo.
4.- No me considero responsable de los documentos de mi antecesor, yo no estaba...
¡Fíjate María! Pues no va mi jefe y me dice que tengo que preparar el expediente del proyecto con la empresa XX. Que tiene una reunión mañana y tienen que decidir si amplían el contrato o buscan otra empresa. Pues si solo llevo un mes en el puesto y la persona que llevaba esto ya se ha jubilado. No tengo ni idea dónde puede estar eso. Como lo tenía todo en papel, tendré que ir al archivo a ver si lo encuentro, pero como se lo llevaron todo de golpe cuando se jubiló, vete tú a saber dónde está.
5.- Como todos pueden ir acceder al Archivo de la oficina, nadie sabe nada cuando se pierde un documento ¿a qué no?
Vamos a ver, soy el jefe del departamento y necesito saber dónde está la solicitud que hicimos a la empresa XX. Mañana expira el plazo para presentar las solicitudes y tengo que empezar a preparar el proyecto. Tengo el informe contable, los planos actualizados y el cronograma que esbozamos en la reunión del viernes pasado. Me falta el informe de viabilidad que preparásteis con el departamento de explotación. No está en el expediente que acabo de coger del archivo ¿Quién lo tiene?...Silencio.
Supongo que queréis que os diga qué ha pasado en cada caso ¿verdad? Pues, por desgracia, en el primero es probable que haya tardado un tiempo considerable, al menos no necesario, si es que lo ha recuperado todo. En el segundo, no siempre vamos a tener un par de días para recuperar algo que se puede tardar minutos. El tercer ejemplo es muy común, tanto la desconfianza en personas que no conocemos como en pensar que los documentos que nosotros manejamos dentro de la empresa, en realidad son nuestros. El cuarto miedo es la respuesta a la necesidad de parcelar nuestro ámbito de trabajo, cuando la gestión de documentos en la empresa es integral. Y, por último, con el "pío, pío que yo no he sido" hay que averiguar si faltan procedimientos de gestión del archivo o ha sido negligencia de los usuarios.
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¿Qué habría hecho una empresa con un sistema de gestión de documentos?
1.- Se habría ido al cuadro de clasificación y vería que se trata de una serie híbrida (en papel y digital), que la documentación en papel se encuentra en las instalaciones X en la estantería 5, entre las baldas 2 y 7, y que los criterios de ordenación son cronológicos por fecha de incorporación en el sistema contable, que la persona de contacto dentro de la empresa para recuperar los documentos informáticos es XXX. El lunes, cuando tuviera el listado de documentos proporcionado por el auditor, ya tendría localizados los documentos en papel y avisado al personal que puede acceder al sistema informático (si es que él mismo nopuede por causa de permisos, migración de datos a soportes de conservación permanente, etc.).
2.- No necesito recordar dónde está, accedo al sistema y ya está.
3.- Si lo piensas bien, un programa de gestión de correo electrónico tiene su propio archivo, que es muy intuitivo y accesible. El problema es que el archivo de la empresa estaría compuesto por todos los correos de todos los empleados. Y, aun así no sería un archivo completo porque hay otro tipo de documentos que también forman parte del Archivo que no se pueden incorporar al programa de correo porque su función principal es la de ser un medio de comunicación. Un programa de gestión de correo no es un programa de archivo. Una empresa debe definir qué tienen que hacer sus empleados con los correos que forman parte de expedientes y establecer los medios de seguridad de la información para que se proteja el negocio. Eso se define en un sistema de gestión de documentos.
4.- La responsabilidad final sobre los documentos es de la empresa pero un empleado tiene que tener las herramientas para saber qué documentos maneja. Implicar al usuario en los sistemas de gestión de documentos es fundamental para su viabilidad.
5.- En un sistema de gestión de documentos no se personaliza nada. Los usuarios son productores y viceversa en la mayoría de los casos. Por lo tanto, salvo que haya un departamento de Archivo que canalice las consultas y mantenga el sistema, el Archivo debe ser un entorno colaborativo con procedimientos para realizar las consultas de forma controlada.
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