miércoles, 7 de septiembre de 2011

Principios del correo electrónico 3: Transmisión de documentos

  El correo electrónico como soporte documental recoge los siguientes procesos tradicionales de gestión administrativa:

  1.- Si escribimos solo el correo estamos redactando una carta, resolución, acuerdo, notificación, publicación, comunicación, acta, certificado, informe, solicitud, denuncia, alegación, recurso, alegación, etc. (un truco para saber el tipo de documento es buscar el "verbo", ej. en una alegación se "alega" algo...). Este tipo puede formar parte de un expediente (electrónico, de papel o mixto), de una serie vertical o a una correspondencia general no definida y generada espontáneamente sin llegar a configurar una serie.


  2.- Si el documento principal está elaborado con otro programa y se adjunta como fichero al mensaje de correo electrónico tenemos lo que tradicionalmente se denomina en la administración pública un "oficio de remisión" conteniendo el documento principal. Esto supone en ocasiones un problema para la recuperación puesto que el documento adjunto se duplica (se extrae del correo una copia para su manipulación mientras el correo se guarda como garantía de que nos ha llegado y cuándo). Para controlar estos documentos es preciso un programa de gestión específico ya que el correo electrónico no va más allá de localizar el correo remitido o enviado cuando éste probablemente ya haya sido modificado, ampliado o esté caduco en el proceso de gestión. Además al separarlos estamos desvinculando el procedimiento administrativo del de gestión, algo muy peligroso que no ocurre en la gestión en papel puesto que es acumulativa.
  3.- Si el correo electrónico genera una serie de respuestas puede convertirse en un expediente en sí mismo. Si este tipo de expedientes se repiten se configuraría una serie documental archivada exclusivamente en el programa del correo electrónico.
Entonces si se pueden dar tantas opciones con el correo electrónico desde el punto de vista de la gestión documental, ¿qué consejos se pueden seguir para mejorar el caos?

  A nivel de empresa sería "muy recomendable" normalizar la gestión de los documentos. Una de las primeras acciones sería integrar las herramientas con las que se gestionan los documentos administrativos, técnicos, etc. en un plan estratégico: configurar un cuadro de clasificación, tablas de valoración, procedimientos de actuación según las fases documentales, formación en identificación, ordenación, clasificación, descripción e instalación, definir los espacios físicos y virtuales para la conservación, definir las series digitales o digitalizables, etc. además de los propios de la gestión de proyectos (indicadores de calidad, medioambiente, etc.) y de la gestión de la información (políticas de copia, copia oculta, grupos y listas de correo, etc.). Con esto quiero decir que la buena gestión del correo electrónico corporativo no es algo aislado sino que forma parte de una concienciación sobre la racionalización de los recursos de información. Si se trata de una entidad pública habrá que integrarlo en la normativa que se está configurando sobre la administración electrónica.

  A nivel particular es bastante complicado dar soluciones puesto que la "espontaneidad" de los correos electrónicos puede propiciar situaciones muy heterogéneas que he intentado esquematizar en los 3 puntos anteriores. Pero, si os sirve como consejo, es más cómodo para la organización y recuperación posterior el gestionar un solo asunto en cada correo; identificar lo más breve y conciso posible el asunto; utilizar las mismas palabras para referirnos al mismo asunto (ej. boda, contraer matrimonio y enlace matrimonial significan lo mismo pero a la hora de buscar tendríamos que introducir estos y muchos otros términos). Y, por supuesto, la constancia de dedicarle al correo unos minutos diarios.