domingo, 28 de agosto de 2011

Principios del correo electrónico 1: Planteamiento

  
  ¿Cuántos años llevamos utilizando el correo electrónico en las empresas? Al igual que el teléfono móvil, parece que no hubiéramos usado otra herramienta en la gestión administrativa ¿verdad? Pero, ¿alguien se ha preguntado por qué nos cuesta tanto gestionar esta herramienta?
  
 

Algunas personas se ven desbordadas por el número de correos que reciben y, más o menos, van procesando lo urgente y lo habitual gracias a las "reglas" que redireccionan los mensajes. Otras, tienen verdaderos problemas en recuperar correos "importantes" en los que el factor tiempo juega en su contra (cuanto más antiguo más difícil de localizar). Y, por último existe el colectivo que siempre quiere "limpiar" la bandeja de entrada o las carpetas auxiliares y pocas veces lo consigue.

  Estos problemas, que he explicado de forma muy general, podrían ser mucho más livianos si los usuarios fueran conscientes de que los programas de gestión de correo electrónico tienen una triple función:

  1.- Se utiliza como medio de comunicación que muchas veces sustituye a una llamada de teléfono. Por ejemplo, para citar a desayunar a miembros de la empresa que no están en las mismas dependencias. Se trata de comunicación interna que no vulnera las directrices que pueda haber dictado la empresa sobre el uso personal del correo electrónico y que incluso puede suponer un ahorro en comunicaciones para la empresa.

  2.- Se utiliza para la transmisión de documentos. Tanto el texto del correo electrónico como los datos adjuntos, tienen un valor probatorio en la empresa privada (siempre que existan garantías de integridad y fiabilidad de las comunicaciones) y, cada vez más en la empresa pública (que está haciendo verdaderos esfuerzos para que la firma, el documento, el expediente, el sello electrónicos mantengan la "fe pública" garante de derechos). Esto significa que el correo electrónico se puede convertir en el sistema de entrada y salida del flujo documental independiente (que no dependa de portales ni gestores documentales) más importante que exista.

  3.- Se utiliza como repositorio documental. Y este punto es fundamental que esté contemplado en la gestión administrativa, porque se dan muchos casos de "dependencia del personal" que gestiona porque es el único que tiene la evidencia documental de un asunto, es decir, que sólo está en su correo. Pero también puede darse el caso contrario, herencia de ese miedo a perder el papel, y que se ha heredado la administración electrónica poniendo en copia a una ingente cantidad de personas provocando la tan conocida infoxicación.

  Pero no os preocupeis en próximas ediciones iré proponiendo soluciones ...

4 comentarios:

  1. me parece muy interesante lo expuesto en el artículo y pienso que toda persona debe tener su correo electrónico

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  2. Esta bien interesante el articulo,muchas veces no da tiempo de revisar correos, y hasta los equipos se saturan con tantos correos a igual que la informacion impresa, gracias

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  3. Gracias por tu comentario. Es cierto que el "abuso" de cualquier herramienta tecnológica es perjudicial para conseguir lo que pretendemos. En la gestión del correo electrónico su uso razonable es la mejor receta.

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