Muchas empresas que tienen problemas de espacio y gran producción documental en papel estudian la posibilidad de digitalizar sus fondos. Sin embargo éste es un extremo de una cuerda en la que la eliminación total encuentra su opuesto. Con esto quiero decir que las empresas no tienen un criterio claro, les da igual digitalizar que eliminar. Pero si se consigue una rentabilidad en la organización documental, a lo mejor, la cosa cambia...
La rentabilidad sobre la información empresarial se ha descubierto gracias a la breve temporalidad con que se difumina en el entorno electrónico. Sin embargo, como la recuperación en el tiempo es más propio del archivo, es más difícil demostrar la rentabilidad de la implantación de un sistema documental.
Los perfiles profesionales de los organizadores de la información y los de la documentación son distintos. El primero está dirigido a expertos en telecomunicaciones e informática mientras que los segundos son perfiles de la documentación.
La conexión está en que la información no existe sin un soporte -el documento- y éste a su vez no existe sin los técnicos de hardware/software. Por eso, si la empresa no puede permitirse los dos perfiles, siempre preferirá a un técnico con conocimientos de documentación que a un gestor de la documentación con conocimientos técnicos, ya que el mantenimiento de los equipos y sistemas es básico para ejercer su gestión.
La democratización y expansión de la nuevas tecnologías están orientandas a la autogestión. Además las empresas tienden a adaptarse a los clientes más que nunca y éstos demandan cada vez más los servicios personalizados. De lo que todavía no son realmente conscientes es que esa tendencia a la autogestión también existe entre sus empleados. ¿Qué departamento no tiene una hoja de cálculo o una pequeña base de datos con información importante sobre una o varias gestiones? ¿Cuantas de éstas han sido diseñadas y preparadas por "el que sabe de informática" del departamento?
Este comentario no es despectivo pero si evidencia un cambio en los modos de afrontar la gestión administrativa de una empresa (al decir gestión administrativa no me refiero al concepto clásico sino al de gestores de documentos como soporte de información).
Yo creo que es un error a largo plazo la autogestión en la actividad empresarial y, por desgracia, se menosprecia la actividad documental frente a la actividad de gestión. Por eso, los dos extremos de la cuerda solo evidencian falta de coordinación. Ya no sirve la herencia administrativa. Cada empresa necesita adaptarse a las necesidades de sus empleados como gestores de información-documentación, pero no como individuos sino como colectivo. Por ejemplo, la deduplicación
es una técnica novedosa que puede resultar muy útil pero sin un
filtro documental podría permitir la eliminación de información
relevante.
No se trata de si se conserva en papel, si se digitaliza o se elimina, se trata de cómo utiliza la empresa las nuevas tecnologías para conseguir la recuperación de información útil o prueba documental en cualquier momento.