lunes, 16 de enero de 2012

Cómo se hace un cuadro de clasificación de archivo

  Me resulta muy gratificante empezar el 2012 con un tema técnico. Ahora que estamos en un año crucial para ver una tendencia hacia el éxito o el fracaso de la administración electrónica, que ya tenemos en ciernes la tan esperada ISO 30300 y cómo, solo 23 páginas, pueden remover las tripas de la Archivística española


  Pues pensar en todo esto me ha hecho refugiarme en mis "pilares" e intentar no perder la perspectiva. O, mejor dicho, reflexionar sobre la esencia que tienen los documentos de archivo en cualquier entidad y que no deberían pasar sin un buen cuadro de clasificación. Así que hoy voy ser práctica y dar una pincelada un tanto personal de cómo se hace un CC...

  El Cuadro de Clasificación debe contener la información necesaria para poder organizar los documentos (administrativos, técnicos y de decisión). Por lo tanto tendremos que averiguar:

  1. Funciones que existen y cómo se representan en los documentos. Esta información nos proporcionará las tipologías documentales, taxonomías, series y sus derivados.
  2. Competencias que tiene la empresa y quienes las ejecutan.
 Con 1+2 ya tenemos qué documentos hay y de quién dependen. Este análisis se realiza mediante entrevistas, estudio directo de los documentos, bibliografía y legislación. Ahora hay que aplicar los 2 principios básicos de la Archivística:  principio de procedencia y respeto al orden original. El principio de procedencia viene a decir, de forma simple y un tanto particular, que uno es responsable de conservar los documentos que produce pero no de la mayoría de los que recibe.

  Parecerá mentira, pero solo con que la empresa reflexione sobre qué documentos son de su competencia, se evita la eliminación de muchos documentos útiles para ellos, así como que se hace espacio para otros que tienen otras fuentes de información. Sigo. El respeto al orden original también es un ejercicio muy útil porque nos permite saber qué expedientes se encuentran fragmentados en las organizaciones y por qué. Generalmente, sobre todo en empresas con un amplio rodaje, la gestión de los documentos está bastante sistematizada. Solo en aquellos casos en los que las circunstancias evidencien una mala praxis es necesario corregir. Ahí es donde nos suelen decir que hacemos magia.

  Bien, ya tenemos definidas las series y su descripción. En los archivos históricos es fundamental conocer las fechas extremas de las series, pero en los cuadros de entidades activas es más un ejercicio de educación documental que una necesidad ya que suelen estar todas abiertas. Entonces pasamos a recoger más información: dónde se guardan los documentos para saber dónde recuperarlos.

  Resulta un error pensar que las bases de datos / digitalización son la única solución para localizar los documentos en la fases iniciales del archivo. Todavía existe una absoluta dependencia personal para localizar los documentos (no me refiero a la información que contienen sino a los que tienen valor probatorio). Y esa dependencia es algo asumido pero no necesario. Para ello existen los mapas de instalaciones que se pueden definir para entornos físicos y electrónicos y que están vinculados a las series documentales.

  Por último y, por su carácter a veces definitivo, nos encontramos con la valoración documental. Si están bien asentadas las series, podemos llegar a definir a priori cuánto tiempo tienen que estar los documentos en cada espacio y si son susceptibles de su eliminación o no. Ésto último no es incompatible con la aplicación de la legislación que puede afectar a determinadas organizaciones. Los Cuadros de clasificación pueden completarse con sistemas de flujos de trabajo, accesibilidad a la información y autogestión de instrumentos de descripción (edición de tejuelos, tags, etc.), entre otros.

  A lo mejor ahora se entiende un poco mejor que los cuadros de clasificación, para que funcionen, deben ser adaptados a cada entidad. Se pueden desarrollar tanto como queramos pero siempre existe un punto medio en el que el esfuerzo de análisis compensa la recuperación de los documentos y la facilidad para guardarlos. Y, aunque parezca un trabajo complicado, os aseguro que el esfuerzo merece la pena.

No hay comentarios:

Publicar un comentario en la entrada

Queremos saber tú opinión: