Quien me conozca, sabe que soy una ferviente defensora del cuadro de clasificación en la empresa (sobre todo en las grandes) para vertebrar la gestión de los documentos. Pienso que éstos deberían estar a la altura de los cuadros de mando o los planes de negocio de las mismas. También es cierto que, para que haya un cuadro de clasificación en una empresa, debe existir una conciencia y una organización documental bastante implantada. Pues bien, como mi naturaleza curiosa me hace asomarme a ventanas que, a priori parecen fuera del ámbito archivístico, en esta ocasión le he echado un vistazo al Business Inteligence y Big Data. ¿Y por qué? Básicamente porque hay un aspecto clave que no consigo razonar de forma conjunta:
Si los documentos son el soporte de la información ¿qué le impide a las nuevas tecnologías evolucionar para que las formas de trabajo permitan "extinguir" esa dependencia? En realidad lo que le interesa a las empresas es manejar la información y recuperarla. Los documentos sirven para dar validez y eficacia a la actividad administrativa y, en las Administraciones Públicas podemos recurrir a la Ley para regular las tecnologías de la información, que se aseguren la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos, informaciones y servicios de su competencia.
Por otro lado, está la comunidad archivística que se está integrando con mayor o menor éxito en la gestión electrónica de los documentos pero que convive con un universo papel o, como debería decirse ahora, un big data tan codificado que hay que leerse papel por papel para recuperar la información (sería interesante hacer un estudio de cuánto papel se puede decodificar con herramientas tecnológicas)...
Pues bien, el concepto Business Intelligence ha surgido por las dificultades a la hora de acceder a la información empresarial con la firme convicción de el simple uso de respuestas tecnológicas no es una buena estrategia. Y para generar conocimiento en la empresa utiliza, entre otras las herramientas OLAP o, más conocidos como los cubos OLAP. Aunque son conceptos relativamente nuevos y volviendo al inicio de mi exposición, si una organización tiene bien definidos sus productos documentales (reflejados en el cuadro de clasificación) también tiene definidos los "hechos" del cubo OLAP, para lo que (solo) tiene que incorporar las "dimensiones". Con un ejemplo puede quedar más claro:
Nuestra empresa tiene la posibilidad de realizar contratos de obras, servicios y de compras. Esas son las tres series documentales de contratación. En estas series, el procedimiento es muy parecido pero la información que manejan no. Pues, teniendo claro que los "hechos" son obras, servicios y compras, las dimensiones y su combinación entre ellas favorece la correcta identificación, a priori, de la fuente de información que vamos a analizar.
