¿Cómo podemos guardar documentos electrónicos para después recuperarlos, transcurrido un tiempo en que la memoria nos falle o, siendo compartidos en la oficina, no seamos los únicos responsables de su almacenamiento?
En primer lugar debo excluir otros métodos de almacenaje de documentos electrónicos porque requieren de software específico para la recuperación. Me estoy refiriendo, por ejemplo a los repositorios soportados por un gestor documental. Para entendernos, ¿cómo podemos organizarnos para crear un sistema de carpetas que nos permita recuperar los documentos en el tiempo?
- Los sistemas de carpetas tienen un carácter jerarquizado, algo muy "humano" en el sentido de lógico o intuitivo, es decir una carpeta se guarda dentro de otra hasta llegar al fichero donde está nuestro documento (simple o compuesto).
- Debemos tener claro que hay cosas en las que estamos trabajando y cosas ya terminadas. Eso significa que la fecha es importante para la recuperación. Aquí tenemos 2 opciones, o utilizamos los metadatos del sistema o los introducimos nosotros.
Y ya está. Como siempre, tenemos que tener claro los documentos que tenemos y los que podemos tener. Un ejemplo:
Soy un estudiante y además investigador. Es muy probable que mi tendencia sea a mezclar documentos de estudio con los de trabajo. ¿Qué se puede hacer si no tenemos ningún software de control de documentos? o me he cansado de actualizar una base de datos que es solo para mí...
Medidas sencillas y efectivas:
- Nombra a los ficheros siempre de la misma forma. Un ejemplo es: AL2.T01 2014 eso podría corresponder al nombre de la asignatura (AL2 = Álgebra 2), número de tema y año de recogida del mismo. Si lo tenemos en papel, podemos por este sencillo código para localizarlo más fácil.
- Crea una carpeta solo cuando tengas documentos del mismo tipo. Jerárquicamente deberíamos tener una carpeta denominada Curso 2014 y otra Investigación. La primer tiene fecha porque es un delimitador funcional (cada año se hace un curso), en el segundo deben ser los documentos o intervalos definidos (Ej. PL USAL 2014050115 para las prácticas de laboratorio en la Universidad de Salamanca de los días 1-15 de mayo de 2014).
- Si nos descargamos algo de Internet, suele tener un nombre que no nos interesa salvo para volver a buscar dicho documento. Es recomendable que se incorpore este nombre a los metadatos del fichero en el sistema para no perderle la pista, pero es mejor utilizar nuestro propio nombre de fichero para integrarlo en el nuestro, además de no perder la referencia al origen del documento.
Nuestro sistema de Archivo en nuestro ordenador podría quedar:
- Curso 2013
- Algebra1 2013
- AL1.EJ.T1 2013.doc
- AL1.EX.T1 2013.doc
- AL1.T1 2013.pdf
- AL1.T2 2013.pdf
- Mates1 2013...
- Curso 2014
- Investigación
- Borradores
- Descargas
- Laboratorio
- Textos enviados...
Aunque esta vez haya puesto como ejemplo un archivo privado, utilizando el Cuadro de Clasificación como sistema de carpetas en un entorno informatizado, puede mejorar mucho el rendimiento de los usuarios, sobre todo si este sistema de carpetas es compartido en red por varios miembros de la compañía.
