Muchos de mis colegas que trabajan en archivos tienen dudas sobre la aplicación de técnicas archivísticas en entornos web. Cada vez más archivos trabajan en la administración electrónica a través de las oficinas virtuales, la difusión de fondos a través de material digitalizado e incluso en temas de geolocalización del siglo XIX. Sin embargo, si entendemos como documento de archivo aquel que representa las funciones y competencias de una entidad, sus archivos deberían poder aplicar técnicas archivísticas independientemente del entorno en el que se generen o reciban sus documentos.
¿Cómo se pueden entender las páginas web o electrónicas desde el punto de vista documental?
Por un lado se encuentran las páginas estáticas cuyo contenido puede ser informativo o probatorio y se puede asignar a una serie documental puesto que es su contenido el que representa a la empresa, persona, etc. Son documentos revisables y actualizables que se deberían controlar como cualquier serie, tipo "procedimientos de calidad", "planos" o "memorias de actividad".
Por otro lado, se encuentran la páginas dinámicas que tienen una o varias bases de datos como respaldo de la actividad y que varían desde los comentarios a un blog a entornos moodle o tiendas online. Resulta mucho más sencillo, en estos casos, pensar en el entorno web como un vehículo de gestión de los documentos. El documento va unido a la gestión del mismo. Esto me trae a la memoria cuando surgió la tecnología vía fax. Hay muchas empresas que tienen una serie documental que se llama "fax". En realidad, éste era un medio de entrada alternativo a la correspondencia convencional a través de la línea telefónica. No puede ser una serie en sí misma. Pero ahora es mucho más sofisticado y en determinadas ocasiones sí puede existir una serie documental denominada "entorno web".
¿Qué hay que tener en cuenta?
- Comprobar que se trata de documentos de gestión.
- Definir, diseñar o, al menos tomar conciencia de todos los documentos que formen parte de esa gestión (procedan de donde procedan).
- Valorar (siempre siguiendo la legalidad) la utilidad de esos documentos o la información que contienen y conservar aquellos que realmente tengan una información necesaria.
- Dejar registro de la actividad documental, que será además, la mayor demostración de transparencia en la gestión.
Actualmente, que hay una mentalidad cada vez más emprendedora y que los entornos webs nos proporcionan una visibilidad y una usabilidad empresarial impensable hace unos pocos años, la aplicación de técnicas básicas de archivo puede resultar muy útil para evitar futuras ilegalidades o malentendidos.
