Voy a contar cómo una documentación que se identifica, ordena y describe muy fácilmente en su fase de producción es mucho más compleja en sus tareas de clasificación e instalación. Se trata de un ejemplo por el que se demuestra que la Archivística es una ciencia social y no matemática...
Tenemos una obra de construcción, mantenimiento, remodelación, etc. En lineas generales el procedimiento se inicia con un proyecto, se continua con un expediente cronológico (correspondencia, contratos, proveedores, diario de obra, seguimiento gráfico, seguridad de obra, etc.) y se finaliza con una memoria con información técnica y planos finales. Los documentos resultantes son el reflejo del trabajo ejecutado.
Tenemos una obra de construcción, mantenimiento, remodelación, etc. En lineas generales el procedimiento se inicia con un proyecto, se continua con un expediente cronológico (correspondencia, contratos, proveedores, diario de obra, seguimiento gráfico, seguridad de obra, etc.) y se finaliza con una memoria con información técnica y planos finales. Los documentos resultantes son el reflejo del trabajo ejecutado.
La documentación está clara y se identifica unívocamente por el nombre de la obra y, en la mayoría de los casos, por el número de expediente de contratación de la obra que le proporciona el contratante. Eso significa que la ordenación externa se realiza por el número de expediente o alfabético si se dispone de una lista normalizada topográfica y la ordenación interna cronológica. La descripción dependerá del sistema y los niveles que se utilicen, pero no suelen ser documentos difíciles de describir.
Las dudas surgen en la clasificación, y por tanto en cómo agrupar los documentos. Ésta depende de quién los gestiona y no me refiero a un cuadro de clasificación orgánico o funcional. Me refiero, por ejemplo, a si estamos organizando el archivo de una empresa que ejecuta la obra, ésta puede producir proyectos (la primera parte del expediente) que no se lleguen a formalizar y producir el expediente (la segunda parte). Por lo tanto es muy probable que en su cuadro de clasificación se encuentren la serie de "Proyectos" por una parte, la de "Expedientes de obra" por otra, porque de esta manera aglutina mejor la documentación producida.
Ahora pasemos al caso de la empresa que contrata la obra. Como esta entidad no se dedica a la construcción de obras, su contratación es un modelo más de varios (compras, servicios, etc.). De esta forma, todos los documentos que pertenezcan a la ejecución de una obra se organizan juntos con su valor probatorio, legal e informativo y el proyecto es un tipo de documento más de la serie "Obras".
Las dudas surgen en la clasificación, y por tanto en cómo agrupar los documentos. Ésta depende de quién los gestiona y no me refiero a un cuadro de clasificación orgánico o funcional. Me refiero, por ejemplo, a si estamos organizando el archivo de una empresa que ejecuta la obra, ésta puede producir proyectos (la primera parte del expediente) que no se lleguen a formalizar y producir el expediente (la segunda parte). Por lo tanto es muy probable que en su cuadro de clasificación se encuentren la serie de "Proyectos" por una parte, la de "Expedientes de obra" por otra, porque de esta manera aglutina mejor la documentación producida.
Ahora pasemos al caso de la empresa que contrata la obra. Como esta entidad no se dedica a la construcción de obras, su contratación es un modelo más de varios (compras, servicios, etc.). De esta forma, todos los documentos que pertenezcan a la ejecución de una obra se organizan juntos con su valor probatorio, legal e informativo y el proyecto es un tipo de documento más de la serie "Obras".
Puede darse el caso de quien piense que se separan los proyectos del resto del expediente por motivos espaciales (me refiero al archivo en papel) ya que los primeros suelen ser muy voluminosos. No debería ser éste un criterio de clasificación, sino de ordenación y un buen sistema de localización. Con la clasificación conseguimos separar grupos documentales que tienen una finalidad y una entidad en sí mismos, algo que sirve para descartarlos del resto. Pero con la ordenación conseguimos optimizar el espacio y disponer del mismo lo más convenientemente posible. Hay veces que se puede utilizar la clasificación como criterio para ordenar los documentos (eso es tema para otra reflexión) pero no al revés.