Reflexión sobre el concepto: descripción archivística

  A menudo se le da muy poca importancia a lo que ponemos en el exterior de donde guardamos documentos (carpeta, caja, archivador, etc.). Estos recipientes se denominan unidades de instalación de forma genérica. Yo me he encontrado con frecuencia carpetas en las que se ponía: remodelación planta alta área servicios; teléfonos 2001; compra papelería...

  Estas descripciones son muy claras para casi cualquiera que trabaje en la oficina correspondiente y en un tiempo dependiente de la memoria personal. Sin embargo, como la documentación no está centralizada (al menos su descripción) cuando intervienen varias personas e incluso varios departamentos, la identificación de los documentos a través de la descripción puede llegar a ser "complicada". En los ejemplos que he descrito anteriormente no nos da una pista ni del contenido, ni de quién procede, ni siquiera de cuándo. Se trata de una descripción espontánea, no planificada, no normalizada.

  Ahora bien ¿interesa normalizar este proceso dentro de una organización? La respuesta es "depende". Depende del volumen que se genere, depende de las personas que trabajen con documentación (en su creación y en su recuperación), depende de la dispersión de funciones dentro de la empresa y sobre todo depende de si usted tiene problemas a la hora de encontrar los documentos o no.

  Y, en este caso, no se trata de tener buenas herramientas de búsqueda en los ordenadores puesto que, si ha sido una persona la que ha introducido la información, no tiene por qué seguir un patrón. Me explico. Utilizando los ejemplos anteriores, en el primer caso, podemos encontrar múltiples variaciones en el orden de las palabras así como sinónimos o palabras parecidas. Además, como no se indica la fecha, puede haber varios expedientes de distintas épocas y, como no se indica la tipología documental, no podemos estar seguros de que sea el expediente completo o una parte (planos, liquidaciones, etc.).

  El segundo caso sí contiene una información determinante, la fecha, pero tampoco nos indica la tipología y la posibilidad de sinónimos es muy elevada (móviles, telefónica, etc.). Y, el tercer caso, parece más una descripción de oficina que de archivo puesto que, fuera de su contexto de gestión administrativa, no podríamos indicar ni su contenido, ni la fecha, ni su productor sin consultar su interior.

  En definitiva, la descripción de quién, qué y cuándo son claves para una futura identificación de los mismos. Además, pensar en la recuperación a la hora de la descripción es un paso muy importante para la racionalización de los procesos documentales. Y todo este proceso es intermedio entre la producción documental (gestión administrativa) y la informatización para la recuperación de los documentos, sin confundirnos con los documentos electrónicos que serían de la primera etapa.