Archivos del autor: Mónica Martínez

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Palabras clave en la legislación sobre Archivos: un pequeño experimento Big Data

6 junio, 2018
Mónica Martínez

El día 9 de junio celebramos el día de los Archivos, #IAD18. Para conmemorar su aniversario, voy a hacerlo al estilo Docufilos, es decir un poco particular, porque el otro día se me ocurrió una idea “curioseando” en lenguajes, metadatos y big data. Y he hecho un pequeño experimento al aplicarlo al Código BOE de Patrimonio Documental y Archivos.

Este Código recoge la legislación vigente en materia de Archivos por lo que es una fuente fundamental para acercarse a este apasionante mundo. Así mismo una de las finalidades del big data es aprender de la repetición humana para sacar patrones de conducta y averiguar lo que contiene el subconsciente colectivo. Pues bien, el experimento consiste en hacer búsquedas de palabras clave que yo sé que son importantes (o al menos eso creía) y buscar cuántas veces se repiten. Eso me recordó las sorpresas que me llevé cuando hice un pequeño análisis de las estadísticas en los Archivos. Desde entonces intento no dar nada por cierto.

 

He seleccionado 30 términos o palabras clave: Accesibilidad, Acceso, Administrativo, Archivo, Archivos, Autenticidad, Confidencialidad, Conservación, Cultura, Disponibilidad, Destrucción, Documento/s, Eficacia, Fiabilidad, Gestión documental, Historia, Información, Integridad, Legalidad, Metadato/s, Patrimonio documental, Patrimonio histórico, Recuperación, Reutilización, Seguridad, Selección, Tecnología, Transparencia, Trazabilidad y Valoración.

Bien es cierto que, al tratarse de un pequeño estudio para hacer el post voy a ofrecer los resultados sin filtro. Algunas de las palabras que he seleccionado son del lenguaje habitual y no tienen por qué tener el mismo sentido que en su aplicación archivística. Además hay términos que son mucho más modernos y pueden aparecer en menos disposiciones y habría que contrastarlo. Pero es un comienzo…

A priori pensé que la palabra que más se repetiría es la de Documento/s porque siempre que empiezo una ley, normativa, etc. me encuentro la definición del mismo. Pues ni de lejos. También tenía curiosidad por los principios de Fiabilidad, Disponibilidad, Acceso o Integridad entre otros. Y en este punto hay bastantes contrastes. Por ejemplo, mientras la palabra Integridad se repite 228 veces, de Fiabilidad solo la encontramos 25 veces, cuando ambas parecen ir de la mano en la configuración de un documento de Archivo.

Se nota la infancia de Reutilización, que se recupera 7, frente a Recuperación que aparece 152 veces.

Un resultado que me ha llamado mucho la atención ha sido la dicotomía entre Archivos=Pasado y Archivos=Futuro. Curiosamente no han sido los contrastes entre Tecnología (recuperada 208 veces) e Historia (135 veces) sino con la friolera cifra de 7.605 que podemos encontrar el término Cultura en nuestra búsqueda. Es la palabra que aparece, con mucha diferencia, en la selección.

Si juntamos las veces que se escriben los términos Destrucción (253 veces), Selección (94) o Valoración (243) no llegan a la mitad de las veces que se recupera la palabra Conservación, que son 1.781.

En definitiva hay “sospechas” que se confirman como que a los Archiveros les preocupa mucho la conservación de los documentos en el tiempo o que, aunque las nuevas tecnologías hayan irrumpido en métodos y conceptos los Archivos están muy, pero que muy ligados a la Cultura. También el Acceso, junto con la Conservación se repiten mucho más que Autenticidad, Disponibilidad, Confidencialidad e Integridad (art1. de la derogada Ley 11/2007) siendo los seis términos un “todo” para que tengamos un buen documento, un documento con todas las garantías. Lo que deduzco de esto es que la legislación más “antigua” da por supuestas algunas características documentales que ahora hay que conseguir que lo hagan las máquinas. Esta idea puede ser solo el principio de un estudio muy interesante y útil para los que nos enfrentamos al cambio en los Archivos. ¡Feliz #DIA18 o Happy #IAD18!

Cómo usar las RSS con mi programa de correo

19 mayo, 2018
Mónica Martínez

Para que podáis recibir las nuevas entradas del Blog Docufilos como si fuera un correo electrónico he preparado esta captura de pantalla. Es un proceso muy sencillo que solo tendréis que hacer una vez.

Yo lo hago con el programa de correo Outlook de Microsoft. Puede que la apariencia del programa no sea la misma porque podéis tener otra versión pero la utilidad está disponible en todas las versiones activas de este software.

El primer paso, marcado con el nº 1, es elegir en el menú de la bandeja de entrada del correo el apartado “Fuentes RSS”. Con el botón derecho del ratón aparece el segundo menú, marcado con el nº2. Seleccionamos “Agregar una nueva fuente RSS” y aparecerá la ventana marcada por el nº3. Selecciona en la web o la siguiente dirección https://www.docufilos.es/feed/, cópiala (teclas “control” y la letra “c” o clicando el botón derecho sobre la selección) y pégala (teclas “control” y la letra “v” o clicando el botón derecho sobre la selección). Acepta y te incorporará en una carpeta de tu correo las entradas del Blog.

Cómo incluir el Archivo en la Oficina

25 mayo, 2017
Mónica Martínez

Las oficinas administrativas, sean grandes o pequeñas, generan documentos de Archivo. Sin embargo en muchas empresas esta relación es más una “mala pareja” e incluso un divorcio.

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Security y safety en Archivos

7 febrero, 2017
Mónica Martínez

Hoy se celebra el Safer Internet Day (#SID2017), traducido al español como el Día de la Seguridad en Internet o Día de Internet Seguro. Y, como ya he escrito en alguna ocasión, prefiero el término sin traducir porque su significado está orientado más hacia el concepto de privacidad o salvaguarda que el de seguridad propiamente.

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Las palabras en el Archivo

26 enero, 2017
Mónica Martínez

Palabras, palabras, palabras. Siempre se ha dicho que el ser humano se distingue del resto de las especies porque es capaz de comunicarse mediante el lenguaje y, su expresión más simple son las palabras. Actualmente hay muchas investigaciones que pretenden emular al cerebro y adelantar nuestras respuestas mediante el estudio de los hábitos del lenguaje. De hecho ya nos resulta muy familiar que aplicaciones de teléfonos móviles nos sugieran las palabras que vamos a utilizar, simplemente (o no tan simple) usando fórmulas de probabilidad. Sin embargo, ¿qué ocurre con las profesiones que han “dependido” del uso normalizado de las palabras para poder recuperar los documentos que custodiaban? Pues que se han tenido que adaptar a utilizar progresiva, pero muy rápidamente, a las nuevas tecnologías para poder ofrecer un servicio acorde a la demanda.

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¿Quieres, de verdad, conservar tus documentos?

13 enero, 2017
Mónica Martínez

Hay un tema que me preocupa mucho y es qué va a pasar con los documentos mañana. Cuando estamos generando documentos en una empresa, en lo último en lo que nos paramos a pensar es en qué le va a pasar mañana a ese documento. Mientras cumpla su misión ¿qué más da?

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30 amenazas en el Archivo

7 diciembre, 2016
Mónica Martínez

Actualmente nos encontramos con Archivos híbridos en un altísimo porcentaje, aspecto que sería interesante evaluar para disponer de datos reales. Lo que hemos detectado es que los riesgos de los Archivos electrónicos y los de papel tienen en común más de los que podríamos esperar.

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Firmas manuscritas y electrónicas en los documentos

1 diciembre, 2016
Mónica Martínez

La firma es una de las formas más comunes de otorgar autenticidad a un documento de gestión en una empresa, institución o personal. La firma está compuesta por varios elementos que a veces se confunden a la hora de utilizarse y se toma el todo por la parte. En el caso de la firma manuscrita suele pasar con la rúbrica y en el de la firma electrónica con el certificado electrónico.

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El Archivo y los ladrones de tiempo

23 noviembre, 2016
Mónica Martínez

Las personas que trabajamos en oficinas tenemos la mayoría de los días muchos problemas para completar nuestras tareas diarias. Eso es debido a la excesiva posibilidad de acceder a la información tanto de nuestra competencia profesional como de otros estímulos que poco tienen que ver con nuestro trabajo.

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