Bio

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Como buena archivera no me gusta hablar de mí, ni llamar la atención, ni mostrar todos los detalles de mi vida. Y, como lo del Archivo me viene de vocación, prefiero una charla en una cafetería a escribir un apartado “sobre mi”. Pero esto es lo que tiene la virtualidad, que no se puede tocar, el lenguaje no verbal apenas existe y necesitas muchos esfuerzos para que alguien confíe en ti y en tu profesionalidad. A lo largo de 15 años he podido comprobar que el tesón, el saber hacer y la actualización constante han sido mis claves de éxito hasta que en 2010 lo dejé para dedicarme a la maternidad casi en exclusiva. Y digo casi porque el 9 de marzo de 2011 empecé a escribir el blog Docufilos. Me fue imposible apartarme del todo del mundo de los documentos. Mala época laboral sí, pero poco a poco las redes y el entorno virtual se han ido abriendo paso en el mundo archivístico. Se le está perdiendo el miedo a dejarse ver a quienes custodian y mantienen los sistemas “lógicos” de información a través de los documentos.

Una constante que parece que me persigue es la de “Y tú, ¿a qué te dedicas?” Y si digo soy Archivera, rara es la persona que sabe exactamente lo que hago. Y, mejor que poner etiquetas o definiciones de libro, voy a contar lo que he hecho hasta ahora. Mi punto de partida siempre ha sido resolver un problema: la dificultad para encontrar documentos, dificultad para archivarlos por falta de espacio, etc. Y siempre lo he hecho igual: diagnóstico, propuesta correctora, intervención y evaluación de resultados, desde la tarea más sencilla a la que se complica por la múltiple intervención de personas o la falta de contexto por la antigüedad de los documentos.

Mis intervenciones han tenido siempre como punto de partida una necesidad evidente. A partir de ahí, y poco a poco, se va perfilando lo que he denominado “el Plan”. Y es que, viendo los buenos resultados de las intervenciones parciales se va desarrollando un plan integral con 3 pilares principales: organizar los documentos, informatizar el Archivo y formar a los empleados para que fueran ellos parte integrante del proceso. Las dos últimas partes suelen ser relativamente sencillas, pero crear una estructura, una cultura de empresa basada en que la finalidad de guardar documentos es poder recuperarlos (no se trata de guardarlos porque sí o tirarlos porque sí, etc.) cuesta mucha conversación y demostración de la viabilidad. En definitiva, CONFIANZA. Tanto es así que, lo que suele empezar como un proyecto “papel” termina integrando el Archivo electrónico. Muchas veces que me han dicho que hacía magia o que era adivina. Ni una cosa ni la otra.

Es cierto que los archiveros nos caracterizamos por querer hacerlo todo nosotros solos pero eso es porque, al menos a mi me pasa, trabajamos con documentos, con información y a eso hay que tenerle mucho respeto. Preparar un Archivo completo conlleva muchas tareas en las que necesitas conocer el contexto legal, el contexto informático, el contexto operativo o la actualización de tus propias técnicas. Porque, aunque las empresas se dediquen al mismo sector, sus Archivos son únicos.

Conseguir que las empresas te permitan identificar sus grupos de documentos para TENER CAPACIDAD DE DECIDIR lo que más les interesa: escanearlos, eliminarlos, mantenerlos en papel, etc., que les digas cómo guardar los documentos y dónde, qué tipo de persona puede o no acceder a los documentos y su información, o el tratamiento de los documentos ajustado a sus plazos legales y otras normativas conlleva un compromiso importante.

Cuando redacto los posts de Docufilos planteo la idea del Archivo como servicio, como coordinación entre quienes generan los documentos y los que acceden a ellos. Por eso, la propuesta novedosa de Docufilos es fomentar el servicio SELF SERVICE DOCUMENTAL o hágalo usted mismo, es decir, proporcionar las herramientas y la formación necesaria para que el Archivo se gestione desde dentro de la organización y participen todos en la medida que les competa. Si el sistema funciona, el que los documentos cumplan años es cuestión de crear una unidad orgánica y transferirle las responsabilidades de custodia de los documentos. Huyo de la retórica erudita porque creo firmemente en que el Archivo debe formar parte de la cultura de empresa y que las técnicas archivísticas pueden ayudar a los cambios en los sistemas de gestión derivados de las TICs.

Como habréis podido observar me sigue costando hablar de mi… en primera persona. Además de tuitera me encanta hacer puzzles. Como ya no me caben en casa, los hago virtuales. Comparto la tablet con mi niño de 5 años al que le pediré consejo tecnológico ya mismo. Pero mientras tanto, conciliamos él su cole y su tablet y yo mis múltiples ocupaciones con trotar por la calles de Málaga, ir a la playa, etc.

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