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PostPolaca

¿Quieres, de verdad, conservar tus documentos?

13 enero, 2017
Mónica Martínez
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Hay un tema que me preocupa mucho y es qué va a pasar con los documentos mañana. Cuando estamos generando documentos en una empresa, en lo último en lo que nos paramos a pensar es en qué le va a pasar mañana a ese documento. Mientras cumpla su misión ¿qué más da?

Sin embargo, aquellas personas que están acostumbradas a ver cómo se pierden negocios porque no se puede recuperar un plano, un contrato o un dato esencial para un nuevo trato, sí que se preocupan por poder establecer mecanismos que garanticen la conservación de los documentos “relevantes” en el tiempo.

Llevo un tiempo queriendo refrescar un post que hice sobre la nube como fórmula de almacenamiento de documentos porque he leído en varios artículos que se está poniendo de moda la “nube híbrida” como solución a las empresas  y me gustaría saber por qué. Creo que la seguridad de la información tiene mucho que ver en ello, unido a los elevados costes de una nube privada. Una nube híbrida permite tener, por ejemplo, toda la infraestructura de correo electrónico de la entidad en la nube pública mientras que los datos propiamente dichos estarían en su nube privada.

Ahora bien ¿podemos considerar a “la nube” como un soporte de información? Creo que exactamente no. En el fondo, el repositorio o donde se almacena la información de la nube son servidores/discos magnéticos remotos. Por lo tanto los documentos que están en la nube deben cumplir unos requisitos básicos a la hora de conservarlos. ¿Cómo?

Ha caído en mis manos la tesis realizada en 2014 y traducida al inglés este año pasado de Anna Sobczak, investigadora polaca, que sólo por el principio del título, ya me ha enganchado: Traditional vs. Virtual Archives.

Para empezar, el capítulo 4.3.3. lo titula Preservation en vez de Conservation, es decir, “proteger anticipadamente los documentos” en vez de “mantener el cuidado de su permanencia” (definiciones de preservar y conservar de la RAE). Sobczak indica que los soportes de almacenaje más habituales son: CD/DVD, cintas, discos (magnéticos y flash), papel y microfilms. Y explica que lo primero para la preservación es proteger los documentos frente a un acceso no autorizado (pg.119), daños accidentales o pérdida de datos.

Asegura que no hay un solo método de preservación para todos los tipos de materiales a menos que sean microfilmados o impresos (algo contrario a la tendencia actual de virtualidad), haciendo una relación muy interesante de los distintos métodos de preservación digital: emulación, ordenador virtual, migración, “museo tecnológico” (que consiste en conservar todos los equipos y software que permitan recuperar los documentos producidos con esos equipos y sofware), “downgrading” (software que soporta versiones anteriores) y rediseño de software.

Preservar para conservar los documentos no es una tarea fácil ni baladí por eso es importante hacerse la siguiente pregunta: ¿por qué? Si no se conservan los documentos ¿por qué no se eliminan? ¿por qué gastar dinero en el mantenimiento de algo que no sirve? Ahora bien, si hay una respuesta positiva ¿por qué dejar al capricho del tiempo la recuperación o pérdida de los documentos? En soporte papel se podía tener esa actitud pasiva porque la durabilidad y la obsolescencia no eran conceptos que se valorasen en la recuperación de los documentos en el tiempo pero en soportes electrónicos la pérdida de los documentos es total ante una actitud pasiva.

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