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Las palabras en el Archivo

26 enero, 2017
Mónica Martínez
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Palabras, palabras, palabras. Siempre se ha dicho que el ser humano se distingue del resto de las especies porque es capaz de comunicarse mediante el lenguaje y, su expresión más simple son las palabras. Actualmente hay muchas investigaciones que pretenden emular al cerebro y adelantar nuestras respuestas mediante el estudio de los hábitos del lenguaje. De hecho ya nos resulta muy familiar que aplicaciones de teléfonos móviles nos sugieran las palabras que vamos a utilizar, simplemente (o no tan simple) usando fórmulas de probabilidad. Sin embargo, ¿qué ocurre con las profesiones que han “dependido” del uso normalizado de las palabras para poder recuperar los documentos que custodiaban? Pues que se han tenido que adaptar a utilizar progresiva, pero muy rápidamente, a las nuevas tecnologías para poder ofrecer un servicio acorde a la demanda.

Tradicionalmente y por orden de complejidad nos encontramos con las listas de descriptores libres, listas de palabras clave, listas de descriptores normalizados y tesauros. Pero, ¿se utiliza esto en una oficina? Quizás no con estos términos pero, conceptos como indexación o lista de materias/asuntos, seguro que resultan más familiares. Pues, generalmente, este tipo de palabras suele responder a un listado más o menos improvisado de “carpetas” o “asuntos” que se lleva en una oficina.

Las ventajas de este tipo de listas es que responden a un lenguaje conocido y su modificación y actualización suele ser rápida y ágil. Sin embargo son listas un tanto “personalizadas” que no suelen ser útiles fuera de la propia oficina, no digamos si la empresa tiene sucursales o delegaciones. Es decir, puede que no se utilicen los mismos términos ni que los mismos conceptos se escriban con el mismo término. Por ejemplo, una oficina puede que tenga la palabra “consumibles” para el material de oficina de consumo habitual y que otra no la tenga (lo que no quiere decir que no existan consumibles en esa oficina y que no estén separando los documentos relativos a los consumibles de otro tipo de documentos). Pero también puede darse el caso que la palabra “consumibles” en una lista, sea “material de oficina” en otra.

¿Qué se puede hacer al respecto? Pues, como siempre, no hay una sola respuesta válida. Hay que tener en cuenta que el Archivo es el reflejo de la actividad humana, o enseñamos a los ordenadores a comportarse como humanos o los humanos tienen que comportarse como ordenadores. Cuantas más personas trabajan con descriptores, los sistemas que controlen su creación y uso deben ser más rígidos.

La digitalización de las empresas las está llevando a unas formas de organización y proceso de la información distinto puesto que el enfoque de la recuperación se sitúa más cerca de la ausencia de ruido en las búsquedas que en los propios métodos de procesar la información. Y eso las descontextualiza, algo que es inherente a su propia existencia. Por lo tanto es necesario un equilibrio entre la digitalización y el modelo de negocio, quizás el bussiness inteligence.

Si quieres saber más sobre lenguajes documentales:

Lenguajes documentales Principales tipos de clasificación Encabezamientos de materia, descriptores y tesauros (César Martín Gavilán, 1999) para documentos editados y publicados.

ISAD (G) (Consejo Internacional de Archivos, 2000) con múltiples ejemplos de cómo disponer los términos.

e-EMGDE (DTIC, 2016) que incluye un completo listado de las posibles necesidades de constituir tablas de términos predefinidos.

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