Técnicas

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Las palabras en el Archivo

26 enero, 2017
Mónica Martínez

Palabras, palabras, palabras. Siempre se ha dicho que el ser humano se distingue del resto de las especies porque es capaz de comunicarse mediante el lenguaje y, su expresión más simple son las palabras. Actualmente hay muchas investigaciones que pretenden emular al cerebro y adelantar nuestras respuestas mediante el estudio de los hábitos del lenguaje. De hecho ya nos resulta muy familiar que aplicaciones de teléfonos móviles nos sugieran las palabras que vamos a utilizar, simplemente (o no tan simple) usando fórmulas de probabilidad. Sin embargo, ¿qué ocurre con las profesiones que han “dependido” del uso normalizado de las palabras para poder recuperar los documentos que custodiaban? Pues que se han tenido que adaptar a utilizar progresiva, pero muy rápidamente, a las nuevas tecnologías para poder ofrecer un servicio acorde a la demanda.

Tradicionalmente y por orden de complejidad nos encontramos con las listas de descriptores libres, listas de palabras clave, listas de descriptores normalizados y tesauros. Pero, ¿se utiliza esto en una oficina? Quizás no con estos términos pero, conceptos como indexación o lista de materias/asuntos, seguro que resultan más familiares. Pues, generalmente, este tipo de palabras suele responder a un listado más o menos improvisado de “carpetas” o “asuntos” que se lleva en una oficina.

Las ventajas de este tipo de listas es que responden a un lenguaje conocido y su modificación y actualización suele ser rápida y ágil. Sin embargo son listas un tanto “personalizadas” que no suelen ser útiles fuera de la propia oficina, no digamos si la empresa tiene sucursales o delegaciones. Es decir, puede que no se utilicen los mismos términos ni que los mismos conceptos se escriban con el mismo término. Por ejemplo, una oficina puede que tenga la palabra “consumibles” para el material de oficina de consumo habitual y que otra no la tenga (lo que no quiere decir que no existan consumibles en esa oficina y que no estén separando los documentos relativos a los consumibles de otro tipo de documentos). Pero también puede darse el caso que la palabra “consumibles” en una lista, sea “material de oficina” en otra.

¿Qué se puede hacer al respecto? Pues, como siempre, no hay una sola respuesta válida. Hay que tener en cuenta que el Archivo es el reflejo de la actividad humana, o enseñamos a los ordenadores a comportarse como humanos o los humanos tienen que comportarse como ordenadores. Cuantas más personas trabajan con descriptores, los sistemas que controlen su creación y uso deben ser más rígidos.

La digitalización de las empresas las está llevando a unas formas de organización y proceso de la información distinto puesto que el enfoque de la recuperación se sitúa más cerca de la ausencia de ruido en las búsquedas que en los propios métodos de procesar la información. Y eso las descontextualiza, algo que es inherente a su propia existencia. Por lo tanto es necesario un equilibrio entre la digitalización y el modelo de negocio, quizás el bussiness inteligence.

Si quieres saber más sobre lenguajes documentales:

Lenguajes documentales Principales tipos de clasificación Encabezamientos de materia, descriptores y tesauros (César Martín Gavilán, 1999) para documentos editados y publicados.

ISAD (G) (Consejo Internacional de Archivos, 2000) con múltiples ejemplos de cómo disponer los términos.

e-EMGDE (DTIC, 2016) que incluye un completo listado de las posibles necesidades de constituir tablas de términos predefinidos.

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El Archivo y los ladrones de tiempo

23 noviembre, 2016
Mónica Martínez

Las personas que trabajamos en oficinas tenemos la mayoría de los días muchos problemas para completar nuestras tareas diarias. Eso es debido a la excesiva posibilidad de acceder a la información tanto de nuestra competencia profesional como de otros estímulos que poco tienen que ver con nuestro trabajo.

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El documento de archivo en la transformación digital

16 noviembre, 2016
Mónica Martínez

Iba a empezar el post a la forma tradicional…dando una definición de libro y luego enlazando con las personas teóricas que han hablado, y mucho sobre este tema porque voy a ir ampliando la información del Kit del Archivo.

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La Archivística y las herramientas OLAP

5 octubre, 2016
Mónica Martínez

Mi naturaleza curiosa me hace asomarme a ventanas que, a priori parecen fuera del ámbito archivístico. Si los documentos son el soporte de la información ¿qué le impide a las nuevas tecnologías evolucionar para que las formas de trabajo permitan “extinguir” esa dependencia?

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Guía básica para organizar fotos profesionales

20 enero, 2016
Mónica Martínez
  El hecho de incluir la palabra profesionales en el título es para referirnos a esas fotos que realizamos en nuestra empresa para determinadas funciones. Tenemos fotos de instalaciones en el caso de servicios de mantenimiento, de productos que pueden ser desde zapatos hasta locales comerciales, etc.. También podemos hacer fotografías como seguimiento de un proceso. Por ejemplo, podemos hacer fotos a nuestro escaparate como documento a añadir al expediente de la campaña de rebajas de enero.
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Guía básica para organizar facturas

17 octubre, 2015
Mónica Martínez
 La FACTURA es uno de los tipos de documento más populares dentro de una empresa o entidad. Una factura es la cuenta en que se detallan con su precio los artículos vendidos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir su pago.

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Mapa de Archivo en el ordenador

21 noviembre, 2014
Mónica Martínez
  ¿Cómo podemos guardar documentos electrónicos para después recuperarlos, transcurrido un tiempo en que la memoria nos falle o, siendo compartidos en la oficina, no seamos los únicos responsables de su almacenamiento?
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Los mapas de instalación en archivos

11 septiembre, 2014
Mónica Martínez
La instalación de los documentos, es decir, tenerlos localizados, como bien decía Ana Duplá (1997), es la última fase de la organización documental: identificación, clasificación, ordenación descripción e instalación. En el “mundo papel”, tenemos dos formas básicas de instalar nuestro fondo documental.
Tradicionalmente los archivos centrales e históricos utilizan los armarios compactos o estanterías ya que, la mayoría de los documentos se instalan en cajas normalizadas con un número currens. En estos casos, los mapas de instación quizás nos sirvan más para conocer volúmenes globales que como herramienta de acceso a los documentos.
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Cómo elaborar una web del Archivo

25 abril, 2014
Mónica Martínez

Una página web del Archivo puede estar dirigida a diferentes tipos de personas. Se entiende que un archivo con una gran colección fotográfica tendrá un público local o aficionado a la fotografía temática o histórica si es el caso.

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La Nube. Introducción para archiveros

12 marzo, 2014
Mónica Martínez
  Las nuevas tecnologías nos han traído a Internet una nueva forma de gestionar la información digital. Todavía no nos hemos hecho a la idea de trabajar con repositorios en servidores junto a los tradicionales armarios compactos cuando nos dicen que los documentos se encuentran el “La Nube”. 
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