Técnicas

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PostRelaciones

Cómo incluir el Archivo en la Oficina

25 mayo, 2017
Mónica Martínez

Las oficinas administrativas, sean grandes o pequeñas, generan documentos de Archivo. Sin embargo en muchas empresas esta relación es más una “mala pareja” e incluso un divorcio. La finalidad de la oficina es gestionar y los documentos están considerados como una herramienta más para la gestión. En una oficina suele ser más importante tener un teléfono o un ordenador que tener un Archivo organizado.

Este tema cambia mucho si hay un archivero en la entidad. Pero no un archivero con la única finalidad de “descargar” al personal de la oficina a la tarea de instalación. Recordemos que las tareas básicas del Archivo son identificar, ordenar, clasificar, describir e instalar. Guardar documentos no es ser Archivero. Un archivero en una oficina debe formar parte de ella de manera transversal, conociendo los procesos y mejorándolos en cuanto a la producción de documentos.

¿Qué debe hacer entonces? Partimos de un conocimiento más o menos teórico y legal de la entidad por parte del archivero. Posteriormente y con el apoyo de personal responsable (director, jefe de departamento, etc.) preparar entrevistas con personas estratégicas de la empresa. Al decir “estratégicas” me refiero a esas personas que conocen los procesos y las características propias de gestión. En este punto también ayuda mucho los procesos definidos por los sistemas de calidad.

A raíz de las entrevistas y recopilando cualquier información que afecte a la producción documental el Archivero puede elaborar, primero el cuadro de clasificación y también su propio documento de organización del Archivo en el que se recopile información desde soportes (papel o electrónico), valoración (eliminable o de conservación), movimiento (traslados, transferencias o destrucción), permisos de acceso (inmediatos y en el tiempo).

Por su parte el Archivero debe jugar con un doble rasero. Debe conseguir ofrecer alternativas que mejoren el rendimiento de la gestión administrativa pero debe ser firme en su papel de función transversal. El Archivero ayuda a todos desde el punto de vista de la organización documental.

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Las palabras en el Archivo

26 enero, 2017
Mónica Martínez

Palabras, palabras, palabras. Siempre se ha dicho que el ser humano se distingue del resto de las especies porque es capaz de comunicarse mediante el lenguaje y, su expresión más simple son las palabras. Actualmente hay muchas investigaciones que pretenden emular al cerebro y adelantar nuestras respuestas mediante el estudio de los hábitos del lenguaje. De hecho ya nos resulta muy familiar que aplicaciones de teléfonos móviles nos sugieran las palabras que vamos a utilizar, simplemente (o no tan simple) usando fórmulas de probabilidad. Sin embargo, ¿qué ocurre con las profesiones que han “dependido” del uso normalizado de las palabras para poder recuperar los documentos que custodiaban? Pues que se han tenido que adaptar a utilizar progresiva, pero muy rápidamente, a las nuevas tecnologías para poder ofrecer un servicio acorde a la demanda.

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El Archivo y los ladrones de tiempo

23 noviembre, 2016
Mónica Martínez

Las personas que trabajamos en oficinas tenemos la mayoría de los días muchos problemas para completar nuestras tareas diarias. Eso es debido a la excesiva posibilidad de acceder a la información tanto de nuestra competencia profesional como de otros estímulos que poco tienen que ver con nuestro trabajo.

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El documento de archivo en la transformación digital

16 noviembre, 2016
Mónica Martínez

Iba a empezar el post a la forma tradicional…dando una definición de libro y luego enlazando con las personas teóricas que han hablado, y mucho sobre este tema porque voy a ir ampliando la información del Kit del Archivo.

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La Archivística y las herramientas OLAP

5 octubre, 2016
Mónica Martínez

Mi naturaleza curiosa me hace asomarme a ventanas que, a priori parecen fuera del ámbito archivístico. Si los documentos son el soporte de la información ¿qué le impide a las nuevas tecnologías evolucionar para que las formas de trabajo permitan “extinguir” esa dependencia?

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Guía básica para organizar fotos profesionales

20 enero, 2016
Mónica Martínez
  El hecho de incluir la palabra profesionales en el título es para referirnos a esas fotos que realizamos en nuestra empresa para determinadas funciones. Tenemos fotos de instalaciones en el caso de servicios de mantenimiento, de productos que pueden ser desde zapatos hasta locales comerciales, etc.. También podemos hacer fotografías como seguimiento de un proceso. Por ejemplo, podemos hacer fotos a nuestro escaparate como documento a añadir al expediente de la campaña de rebajas de enero.
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Guía básica para organizar facturas

17 octubre, 2015
Mónica Martínez
 La FACTURA es uno de los tipos de documento más populares dentro de una empresa o entidad. Una factura es la cuenta en que se detallan con su precio los artículos vendidos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir su pago.

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Mapa de Archivo en el ordenador

21 noviembre, 2014
Mónica Martínez
  ¿Cómo podemos guardar documentos electrónicos para después recuperarlos, transcurrido un tiempo en que la memoria nos falle o, siendo compartidos en la oficina, no seamos los únicos responsables de su almacenamiento?
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Los mapas de instalación en archivos

11 septiembre, 2014
Mónica Martínez
La instalación de los documentos, es decir, tenerlos localizados, como bien decía Ana Duplá (1997), es la última fase de la organización documental: identificación, clasificación, ordenación descripción e instalación. En el “mundo papel”, tenemos dos formas básicas de instalar nuestro fondo documental.
Tradicionalmente los archivos centrales e históricos utilizan los armarios compactos o estanterías ya que, la mayoría de los documentos se instalan en cajas normalizadas con un número currens. En estos casos, los mapas de instación quizás nos sirvan más para conocer volúmenes globales que como herramienta de acceso a los documentos.
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Cómo elaborar una web del Archivo

25 abril, 2014
Mónica Martínez

Una página web del Archivo puede estar dirigida a diferentes tipos de personas. Se entiende que un archivo con una gran colección fotográfica tendrá un público local o aficionado a la fotografía temática o histórica si es el caso.

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