Las oficinas administrativas, sean grandes o pequeñas, generan documentos de Archivo. Sin embargo en muchas empresas esta relación es más una “mala pareja” e incluso un divorcio. La finalidad de la oficina es gestionar y los documentos están considerados como una herramienta más para la gestión. En una oficina suele ser más importante tener un teléfono o un ordenador que tener un Archivo organizado.
Este tema cambia mucho si hay un archivero en la entidad. Pero no un archivero con la única finalidad de “descargar” al personal de la oficina a la tarea de instalación. Recordemos que las tareas básicas del Archivo son identificar, ordenar, clasificar, describir e instalar. Guardar documentos no es ser Archivero. Un archivero en una oficina debe formar parte de ella de manera transversal, conociendo los procesos y mejorándolos en cuanto a la producción de documentos.
¿Qué debe hacer entonces? Partimos de un conocimiento más o menos teórico y legal de la entidad por parte del archivero. Posteriormente y con el apoyo de personal responsable (director, jefe de departamento, etc.) preparar entrevistas con personas estratégicas de la empresa. Al decir “estratégicas” me refiero a esas personas que conocen los procesos y las características propias de gestión. En este punto también ayuda mucho los procesos definidos por los sistemas de calidad.
A raíz de las entrevistas y recopilando cualquier información que afecte a la producción documental el Archivero puede elaborar, primero el cuadro de clasificación y también su propio documento de organización del Archivo en el que se recopile información desde soportes (papel o electrónico), valoración (eliminable o de conservación), movimiento (traslados, transferencias o destrucción), permisos de acceso (inmediatos y en el tiempo).
Por su parte el Archivero debe jugar con un doble rasero. Debe conseguir ofrecer alternativas que mejoren el rendimiento de la gestión administrativa pero debe ser firme en su papel de función transversal. El Archivero ayuda a todos desde el punto de vista de la organización documental.
