Archivos del autor: Mónica Martínez

Loading
loading..
postsafety

Security y safety en Archivos

7 febrero, 2017
Mónica Martínez

Hoy se celebra el Safer Internet Day (#SID2017), traducido al español como el Día de la Seguridad en Internet o Día de Internet Seguro. Y, como ya he escrito en alguna ocasión, prefiero el término sin traducir porque su significado está orientado más hacia el concepto de privacidad o salvaguarda que el de seguridad propiamente.

Para que nos hagamos una idea, la seguridad en Internet tiene relación con la propiedad de los datos, con la posibilidad de fallos masivos del sistema, con las garantías de calidad de los servicios que se prestan, con la exposición de datos a nivel internacional o la necesidad de cifrados.

El Safer Internet Day de 2017 tiene el lema “Be the change: Unite for a better internet” como un reclamo para un uso responsable y colectivo de Internet. Esta iniciativa de Unión Europea recoge en la web Saferinternetday.org todas las actividades que se realizan para que, sobre todo los niños y los jóvenes conozcan y tomen conciencia de los “peligros internautas”.

Aspectos como el acoso a través de Internet preocupan mucho pero, la cantidad de documentos gráficos e información descontrolada y desconocida que circula por esta red parece que no tiene coto. Hay que tener en cuenta que el mayor repositorio de documentos (archivo) que existe y, que probablemente existirá es Internet. Es una paradoja que nos ha tocado vivir: tener acceso a poder compartir cualquier tipo de información pero no poder controlarla. Únicamente el sentido común y un conocimiento de las herramientas digitales nos va a permitir un uso racional.

Eso me recuerda al momento, probablemente desde la proliferación del papel, en que el ser humano dejó de reutilizar los soportes de escritura para conservarlos. Así se empezó a anotar todo tipo de actividad humana aunque el acceso a los documentos siempre ha tenido un componente “sensible”, igual que ahora. La diferencia que observo más evidente es la aparente voluntad del ser humano por compartir su conocimiento pero a la vez la inutilidad y obsolescencia de mucha información que se contiene en sus fondos se queda igualmente registrada.

postpalabras

Las palabras en el Archivo

26 enero, 2017
Mónica Martínez

Palabras, palabras, palabras. Siempre se ha dicho que el ser humano se distingue del resto de las especies porque es capaz de comunicarse mediante el lenguaje y, su expresión más simple son las palabras. Actualmente hay muchas investigaciones que pretenden emular al cerebro y adelantar nuestras respuestas mediante el estudio de los hábitos del lenguaje. De hecho ya nos resulta muy familiar que aplicaciones de teléfonos móviles nos sugieran las palabras que vamos a utilizar, simplemente (o no tan simple) usando fórmulas de probabilidad. Sin embargo, ¿qué ocurre con las profesiones que han “dependido” del uso normalizado de las palabras para poder recuperar los documentos que custodiaban? Pues que se han tenido que adaptar a utilizar progresiva, pero muy rápidamente, a las nuevas tecnologías para poder ofrecer un servicio acorde a la demanda.

Tradicionalmente y por orden de complejidad nos encontramos con las listas de descriptores libres, listas de palabras clave, listas de descriptores normalizados y tesauros. Pero, ¿se utiliza esto en una oficina? Quizás no con estos términos pero, conceptos como indexación o lista de materias/asuntos, seguro que resultan más familiares. Pues, generalmente, este tipo de palabras suele responder a un listado más o menos improvisado de “carpetas” o “asuntos” que se lleva en una oficina.

Las ventajas de este tipo de listas es que responden a un lenguaje conocido y su modificación y actualización suele ser rápida y ágil. Sin embargo son listas un tanto “personalizadas” que no suelen ser útiles fuera de la propia oficina, no digamos si la empresa tiene sucursales o delegaciones. Es decir, puede que no se utilicen los mismos términos ni que los mismos conceptos se escriban con el mismo término. Por ejemplo, una oficina puede que tenga la palabra “consumibles” para el material de oficina de consumo habitual y que otra no la tenga (lo que no quiere decir que no existan consumibles en esa oficina y que no estén separando los documentos relativos a los consumibles de otro tipo de documentos). Pero también puede darse el caso que la palabra “consumibles” en una lista, sea “material de oficina” en otra.

¿Qué se puede hacer al respecto? Pues, como siempre, no hay una sola respuesta válida. Hay que tener en cuenta que el Archivo es el reflejo de la actividad humana, o enseñamos a los ordenadores a comportarse como humanos o los humanos tienen que comportarse como ordenadores. Cuantas más personas trabajan con descriptores, los sistemas que controlen su creación y uso deben ser más rígidos.

La digitalización de las empresas las está llevando a unas formas de organización y proceso de la información distinto puesto que el enfoque de la recuperación se sitúa más cerca de la ausencia de ruido en las búsquedas que en los propios métodos de procesar la información. Y eso las descontextualiza, algo que es inherente a su propia existencia. Por lo tanto es necesario un equilibrio entre la digitalización y el modelo de negocio, quizás el bussiness inteligence.

Si quieres saber más sobre lenguajes documentales:

Lenguajes documentales Principales tipos de clasificación Encabezamientos de materia, descriptores y tesauros (César Martín Gavilán, 1999) para documentos editados y publicados.

ISAD (G) (Consejo Internacional de Archivos, 2000) con múltiples ejemplos de cómo disponer los términos.

e-EMGDE (DTIC, 2016) que incluye un completo listado de las posibles necesidades de constituir tablas de términos predefinidos.

PostPolaca

¿Quieres, de verdad, conservar tus documentos?

13 enero, 2017
Mónica Martínez

Hay un tema que me preocupa mucho y es qué va a pasar con los documentos mañana. Cuando estamos generando documentos en una empresa, en lo último en lo que nos paramos a pensar es en qué le va a pasar mañana a ese documento. Mientras cumpla su misión ¿qué más da?

Continue Reading….

postamenzas

30 amenazas en el Archivo

7 diciembre, 2016
Mónica Martínez

Actualmente nos encontramos con Archivos híbridos en un altísimo porcentaje, aspecto que sería interesante evaluar para disponer de datos reales. Lo que hemos detectado es que los riesgos de los Archivos electrónicos y los de papel tienen en común más de los que podríamos esperar.

Continue Reading….
postfirmas

Firmas manuscritas y electrónicas en los documentos

1 diciembre, 2016
Mónica Martínez

La firma es una de las formas más comunes de otorgar autenticidad a un documento de gestión en una empresa, institución o personal. La firma está compuesta por varios elementos que a veces se confunden a la hora de utilizarse y se toma el todo por la parte. En el caso de la firma manuscrita suele pasar con la rúbrica y en el de la firma electrónica con el certificado electrónico.

Continue Reading….

postladrones

El Archivo y los ladrones de tiempo

23 noviembre, 2016
Mónica Martínez

Las personas que trabajamos en oficinas tenemos la mayoría de los días muchos problemas para completar nuestras tareas diarias. Eso es debido a la excesiva posibilidad de acceder a la información tanto de nuestra competencia profesional como de otros estímulos que poco tienen que ver con nuestro trabajo.

Continue Reading….

postdocarch

El documento de archivo en la transformación digital

16 noviembre, 2016
Mónica Martínez

Iba a empezar el post a la forma tradicional…dando una definición de libro y luego enlazando con las personas teóricas que han hablado, y mucho sobre este tema porque voy a ir ampliando la información del Kit del Archivo.

Continue Reading….

postmalabares

Malabares para cumplir con la LOPD

9 noviembre, 2016
Mónica Martínez

Tengo una amiga que trabaja en una consulta privada. Ella gestiona las fichas de pacientes, los documentos relacionados con los proveedores, etc. En definitiva controla el Archivo de la consulta. Pues el otro día me contaba una anécdota sobre cómo, la forma de gestionar los documentos, le afectó respecto a una inspección fiscal.

Continue Reading….

postarchivounico

Archivo Único para documentos públicos

2 noviembre, 2016
Mónica Martínez

  El reglamento del Sistema Español de Archivos de 2011 deroga el que estaba vigente hasta la fecha de 1901, lo que puede dar una idea aproximada de la situación de los archivos administrativos.

Continue Reading….

Layout mode
Predefined Skins
Custom Colors
Choose your skin color
Patterns Background
Images Background

Si continuas utilizando este sitio aceptas el uso de cookies. Más información

Los ajustes de cookies de esta web están configurados para "permitir cookies" y así ofrecerte la mejor experiencia de navegación posible. Si sigues utilizando esta web sin cambiar tus ajustes de cookies o haces clic en "Aceptar" estarás dando tu consentimiento a esto.

Cerrar