Archivos del autor: Mónica Martínez

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PostRelaciones

Cómo incluir el Archivo en la Oficina

25 mayo, 2017
Mónica Martínez

Las oficinas administrativas, sean grandes o pequeñas, generan documentos de Archivo. Sin embargo en muchas empresas esta relación es más una “mala pareja” e incluso un divorcio. La finalidad de la oficina es gestionar y los documentos están considerados como una herramienta más para la gestión. En una oficina suele ser más importante tener un teléfono o un ordenador que tener un Archivo organizado.

Este tema cambia mucho si hay un archivero en la entidad. Pero no un archivero con la única finalidad de “descargar” al personal de la oficina a la tarea de instalación. Recordemos que las tareas básicas del Archivo son identificar, ordenar, clasificar, describir e instalar. Guardar documentos no es ser Archivero. Un archivero en una oficina debe formar parte de ella de manera transversal, conociendo los procesos y mejorándolos en cuanto a la producción de documentos.

¿Qué debe hacer entonces? Partimos de un conocimiento más o menos teórico y legal de la entidad por parte del archivero. Posteriormente y con el apoyo de personal responsable (director, jefe de departamento, etc.) preparar entrevistas con personas estratégicas de la empresa. Al decir “estratégicas” me refiero a esas personas que conocen los procesos y las características propias de gestión. En este punto también ayuda mucho los procesos definidos por los sistemas de calidad.

A raíz de las entrevistas y recopilando cualquier información que afecte a la producción documental el Archivero puede elaborar, primero el cuadro de clasificación y también su propio documento de organización del Archivo en el que se recopile información desde soportes (papel o electrónico), valoración (eliminable o de conservación), movimiento (traslados, transferencias o destrucción), permisos de acceso (inmediatos y en el tiempo).

Por su parte el Archivero debe jugar con un doble rasero. Debe conseguir ofrecer alternativas que mejoren el rendimiento de la gestión administrativa pero debe ser firme en su papel de función transversal. El Archivero ayuda a todos desde el punto de vista de la organización documental.

postsafety

Security y safety en Archivos

7 febrero, 2017
Mónica Martínez

Hoy se celebra el Safer Internet Day (#SID2017), traducido al español como el Día de la Seguridad en Internet o Día de Internet Seguro. Y, como ya he escrito en alguna ocasión, prefiero el término sin traducir porque su significado está orientado más hacia el concepto de privacidad o salvaguarda que el de seguridad propiamente.

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postpalabras

Las palabras en el Archivo

26 enero, 2017
Mónica Martínez

Palabras, palabras, palabras. Siempre se ha dicho que el ser humano se distingue del resto de las especies porque es capaz de comunicarse mediante el lenguaje y, su expresión más simple son las palabras. Actualmente hay muchas investigaciones que pretenden emular al cerebro y adelantar nuestras respuestas mediante el estudio de los hábitos del lenguaje. De hecho ya nos resulta muy familiar que aplicaciones de teléfonos móviles nos sugieran las palabras que vamos a utilizar, simplemente (o no tan simple) usando fórmulas de probabilidad. Sin embargo, ¿qué ocurre con las profesiones que han “dependido” del uso normalizado de las palabras para poder recuperar los documentos que custodiaban? Pues que se han tenido que adaptar a utilizar progresiva, pero muy rápidamente, a las nuevas tecnologías para poder ofrecer un servicio acorde a la demanda.

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PostPolaca

¿Quieres, de verdad, conservar tus documentos?

13 enero, 2017
Mónica Martínez

Hay un tema que me preocupa mucho y es qué va a pasar con los documentos mañana. Cuando estamos generando documentos en una empresa, en lo último en lo que nos paramos a pensar es en qué le va a pasar mañana a ese documento. Mientras cumpla su misión ¿qué más da?

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postamenzas

30 amenazas en el Archivo

7 diciembre, 2016
Mónica Martínez

Actualmente nos encontramos con Archivos híbridos en un altísimo porcentaje, aspecto que sería interesante evaluar para disponer de datos reales. Lo que hemos detectado es que los riesgos de los Archivos electrónicos y los de papel tienen en común más de los que podríamos esperar.

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postfirmas

Firmas manuscritas y electrónicas en los documentos

1 diciembre, 2016
Mónica Martínez

La firma es una de las formas más comunes de otorgar autenticidad a un documento de gestión en una empresa, institución o personal. La firma está compuesta por varios elementos que a veces se confunden a la hora de utilizarse y se toma el todo por la parte. En el caso de la firma manuscrita suele pasar con la rúbrica y en el de la firma electrónica con el certificado electrónico.

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postladrones

El Archivo y los ladrones de tiempo

23 noviembre, 2016
Mónica Martínez

Las personas que trabajamos en oficinas tenemos la mayoría de los días muchos problemas para completar nuestras tareas diarias. Eso es debido a la excesiva posibilidad de acceder a la información tanto de nuestra competencia profesional como de otros estímulos que poco tienen que ver con nuestro trabajo.

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postdocarch

El documento de archivo en la transformación digital

16 noviembre, 2016
Mónica Martínez

Iba a empezar el post a la forma tradicional…dando una definición de libro y luego enlazando con las personas teóricas que han hablado, y mucho sobre este tema porque voy a ir ampliando la información del Kit del Archivo.

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postmalabares

Malabares para cumplir con la LOPD

9 noviembre, 2016
Mónica Martínez

Tengo una amiga que trabaja en una consulta privada. Ella gestiona las fichas de pacientes, los documentos relacionados con los proveedores, etc. En definitiva controla el Archivo de la consulta. Pues el otro día me contaba una anécdota sobre cómo, la forma de gestionar los documentos, le afectó respecto a una inspección fiscal.

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