miércoles, 16 de noviembre de 2016

El documento de archivo en la transformación digital

Iba a empezar el post a la forma tradicional…dando una definición de libro y luego enlazando con las personas teóricas que han hablado, y mucho sobre este tema porque voy a ir ampliando la información del Kit del Archivo. Pero he leído una entrevista a Pilar Campos y me ha dado que pensar. A la pregunta sobre la deficiencia en la gestión documental ella hace una distinción que me parece reveladora: el dato y el contexto.


Y es verdad que tengo que cambiar ese discurso tan recurrente como que “el documento de Archivo es el soporte de la información”. Me cuesta mucho pensar en separar algo tan esencial del documento de archivo como lo es en papel: la rúbrica, el timbrado, la imagen corporativa a través de los documentos, etc.




[caption id="attachment_897" align="alignleft" width="313"]flujo-davenport Elaboración propia en base a Davenport (1997)[/caption]

En 1997 Davenport ya distinguía entre datos, información y conocimiento. En el título de su obra avanzaba que la tecnología no es suficiente para la era de la información. Para él existía una evolución desde los datos hasta el conocimiento dentro de la empresa. Hoy en día podemos afirmar que las empresas trabajan con una gran cantidad de datos que procesan con los sistemas de información, pero proporcionar a esa información una utilidad y una rentabilidad en la empresa solo se obtiene de un proceso intelectual que podemos llamar conocimiento o business intelligence.


Hemos pasado de las relaciones empresariales y su testimonio en forma documental a la formalización documental de las competencias humanas. Los modelos documentales deben estar preparados para que los recoja el sistema y los procese de forma adecuada a un sistema documental. Si se hace al revés, se necesita la intervención humana para convertir en conocimiento toda la información y por lo tanto inabarcable por la mayoría de las empresas.


Para gestionar los documentos en una empresa lo podemos hacer de dos maneras, bueno de tres si no hacemos nada, pero eso no es una opción.


      1.- La primera es producir documentos sabiendo que los vamos a guardar y dónde: proceso al inicio.


      2.- La segunda es producir documentos y, cuando estén generados, guardarlos: proceso al final.


El segundo sistema es el más habitual en la cultura-papel porque hay una legión de productores documentales que normalmente saben cómo guardar y recuperar los documentos. Sin embargo, este sistema no vale en la gestión electrónica de documentos. Hay muchos motivos pero el más prosaico es que no los vemos. Tan sencillo como eso.









En la gestión electrónica, al no tener visibles los documentos una vez que los generamos además de compartirlos, actualizarlos, imprimirlos, modificarlos, etc. desde el mismo sitio estamos desvirtuando el acto de la propia gestión.

¿Qué se puede hacer? En primer lugar entender el cambio. La forma de entender el archivo en papel es diferente a la del archivo electrónico.


¿Pueden convivir? Sin llegar al caos no. O se trabaja pensando en un archivo organizado en papel o se trabaja en un archivo organizado electrónicamente. El problema es que estamos en un momento áltamente híbrido documentalmente hablando. Y explicaré por qué con un ejemplo.


Ayer me pasó una cosa curiosa. Estaba en la academia del barrio charlando sobre mil cosas y pregunté sobre la cuota de este mes. Mi amigo Dani me contó su sistema. Él lleva en una hoja de cálculo, los pagos mensuales, trimestrales, etc. Utiliza los colores para destacar situaciones específicas como por ejemplo si alguien se ha retrasado en el pago. Sin embargo tiene en papel los justificantes de estos pagos, tanto la copia de los recibos que emiten como el justificante del banco si pagan con tarjeta. Seguro que no se le ocurre digitalizar los justificantes ni imprimir la hoja de cálculo.


Él utiliza la herramienta informática porque puede recuperar la información rápidamente y de un solo vistazo (volvemos al sentido de la vista). Pero no puede dejar de tener los comprobantes en papel porque son la evidencia de que la acción del cobro se ha efectuado. Para completar el proceso (la serie documental) falta por lo menos otra parte que es el libro contable y donde se deben recoger todos estos apuntes parciales. Su sistema funciona porque se adapta a la tecnología actual. Otra cosa es que la academia creciera o tuviera franquicias, por lo que sus herramientas serían insuficientes para gestionar mayor volumen de datos y debería evolucionar a un gestor de contenidos y un gestor documental. En ese caso, tener los justificantes en papel sería un problema para ordenar, guardar y recuperar.


Ahora bien si hemos considerado todas estas partes como documentos de archivo (algo de lo que discreparían muchos colegas de profesión), debemos tener claro también que las partes de la serie no tienen la misma perdurabilidad. Ése es uno de los fallos que se suelen cometer en las oficinas. Al distinguir entre documentos de oficina y documentos de archivo en función de la utilidad efímera y perdurable de la información que contienen los documentos, muchas veces se toman unos por otros. Es decir, llegan al archivo documentos con información parcial mientras que los documentos de larga conservación desaparecen o se amontonan en un rincón.


En el caso de Dani, la hoja de cálculo y los justificantes de abono tienen una perdurabilidad práctica que podrán ser destruidos en el momento en el que prescriba la función probatoria de los justificantes. Sin embargo, el libro de registro contable quedará como testigo de la actividad de la empresa mientras la empresa esté activa. Su información tiene un valor estratégico porque permite tomar decisiones respecto a gastos, inversiones, etc.






¿Qué es entonces un documento de archivo? Aquello que necesites guardar en tu empresa para dotarte de identidad como tal, para defender tu gestión o para mejorar tu imagen y tus beneficios.

También puedes encontrar definiciones de documento de archivo muy interesantes en:


ALBERCH FUGUERAS, Ramón: Los archivos, entre la memoria histórica y la sociedad del conocimiento. Editorial UOC. Barcelona, 2003. Pg.219.


CRUZ MUNDET, José Ramón: La gestión de los documentos en las organizaciones. Ediciones Pirámide. Madrid, 2006. Cap. 5.


HEREDIA HERRERA, Antonia: ¿Qué es un Archivo?. Ediciones Trea. Madrid, 2007. Pg. 134.


UNE-ISO 15489-1:2016: Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios. Aenor. Madrid, 2016. Cap.3.14