Las personas que trabajamos en oficinas tenemos la mayoría de los días muchos problemas para completar nuestras tareas diarias. Eso es debido a la excesiva posibilidad de acceder a la información tanto de nuestra competencia profesional como de otros estímulos que poco tienen que ver con nuestro trabajo.
Cuando he leído varios artículos sobre estos ladrones de tiempo, en todos se menciona al correo electrónico como uno de los principales causantes de la pérdida de tiempo en el trabajo. Sabemos que el correo electrónico se utiliza tanto como medio de comunicación como productor, receptor y repositorio de documentos de gestión. Pero no es el único medio de producción de documentos.
En 1999 los autores Alberch Fugueras y Cruz Mundet ya apuntaban que los servicios públicos y de empresas pierden entre un 5% y un 20% de su tiempo de trabajo en buscar documentos. Estamos hablando de una jornada de 8 horas, el 5% supone casi 25 minutos diarios dedicados, como mínimo, a la búsqueda de documentos. Ahora pongámoslo en euros. Si una persona cobra 800€ al mes, se emplearían más de 83€ al mes en esta materia.
Estos son datos mínimos por lo que habrá empresas que dedicarán verdaderas fortunas en el tiempo de recuperación de los documentos. Porque hay que tener en cuenta que la gestión de los documentos es transversal y, con los modelos de empresa actuales, todos los miembros de las entidades gestionan documentos.
Los problemas evidentes en la gestión de documentos que generan la pérdida de tiempo son:
1.- Falta de espacio.- Esto nos lleva a dejar los documentos en sitios, cuando menos, ilógicos. En el caso de los documentos electrónicos normalmente se opta por adquirir más memoria de almacenamiento, en vez de analizar y corregir las deficiencias en la gestión de los documentos.
2.- Desorden en la oficina.- Lleva al caos, a la acumulación y la fragmentación de los expedientes.
3.- Desorganización en el archivo.- Como el archivo suele tener más años de documentación que la oficina, las dificultades para acceder al documento pertinente aumentan.
4.- Eliminación de documentos sin control.- Se puede llegar a dudar si el documento en cuestión existe todavía o no.
5.- Mezcla por compartir espacios con otros materiales o tareas.- En las empresas hay una tendencia a compartir espacio de archivo en papel con material de oficina (el problema está en la mezcla) y en entornos virtuales como el mencionado al principio en el que se mezclan conversaciones por correo electrónico con documentos de un proceso, todo en la bandeja de entrada.
6.- Desconocimiento de los procesos.- En este caso se trata de perder mucho tiempo en la búsqueda de documentos porque se desconocen los procesos de la empresa y quién es el responsable de su custodia. Es un error poner "al nuevo" a guardar documentos.
7.- Duplicidad en los documentos.- Multiplicar el fondo documental para asegurarse la recuperación puede ser puntualmente útil pero es una práctica muy traicionera para todo el fondo, además de ser muy costosa.
8.- Faltan datos en la documentación.- Una práctica llevada por las prisas y la inmediatez es la de no indicar la fecha o el nombre en la carpeta en la que se está trabajando. Después y dependiendo del volumen la falta de datos básicos de recuperación puede retrasar muchísimo la localización.
Hay muchos tipos de empresas y entidades públicas, por su volumen, por su modelo de negocio o procesos, por su organización y productos. Lo que tienen todos en común es que están formadas por personas que se interrelacionan, que generan documentos espontáneamente y que necesitan organizarse para poder ser eficientes. Y lo primero es darse cuenta de si tienen o no ladrones de tiempo.
