Me he dado cuenta que, con las nuevas tecnologías, hay una serie de aspectos fundamentales que se están diluyendo a la hora de crear un documento válido.
Y cuando hablo de un documento válido, me refiero a las garantías que me indiquen que las fuentes son fiables y que el documento no ha sido manipulado. Éstos son los documentos administrativos, que junto a sus valores de gestión y de información, tienen un valor como prueba. Por eso, y aunque parezca obvio, un documento de estas características:
- Debe ser lo que afirma ser. Ej., un contrato, una notificación o una solicitud. En un contrato no se debería solicitar nada.
- Ha sido creado / enviado por la persona que se afirma que lo ha creado o enviado. Ej. Un director de una empresa, si redacta un correo electrónico, debe enviarlo desde su cuenta de correo. No vale que el administrativo escriba y envíe el documento en nombre del director. Ahí no hay garantía de veracidad.
- Se ha creado en el momento en que se afirma en el documento. Los documentos deben ir fechados en el contenido para tener una referencia, pero la validez del documento empieza en el día y hora que se recibe o envía desde el sistema que tenga la empresa. Tanto si es un libro de registro de entradas y salidas como un listado de meta-información de los sistemas informáticos.
- Representa completa y precisamente las operaciones que dice. Si estamos tramitando una nómina, es mejor que se especifique cada partida (sueldo base, retenciones, complementos, etc.).
- Está completo. La estructura básica de un documento suele responder a las preguntas de quién, qué, cómo, dónde y cuándo. Las respuestas a estas preguntas en entornos informáticos pueden estar automatizadas.
- No ha sido alterado o se han registrado las alteraciones. En los documentos en papel suelen ser evidentes las enmiendas (incluso dependiendo del tipo de error se elabora de nuevo), pero el entornos digitales, si existe alguna manipulación debe ser registrada por el sistema y mantener esos cambios siempre junto al documento válido. Esta tarea debe ser competencia del responsable de la producción documental y ejecutarla el personal informático.
- Se puede localizar. Esta es la parte más difícil a la que se enfrentan todos aquellos que trabajan con documentos. Muchas veces se trata de un cambio de actitud más que de soluciones informáticas. El caso es que hay que tomar conciencia que un documento no sirve para nada si está perdido entre una masa indefinida.
- Se puede recuperar, presentar e interpretar. Aunque parezca lo mismo, es muy posible que localicemos un documento pero las herramientas que tengamos ya no nos permiten recuperarlo. Si éste es su caso, necesita un responsable de la producción documental, porque eso significa que su empresa necesita recuperar los documentos en el tiempo y es muy importante estudiar las fases temporales de validez por las que pasan los documentos.
